Účetní jednotky

Hlavní nabídka Nastavení Účetní jednotky

Účetní jednotka (dále jen ÚJ) je samostatná organizační složka, která má vlastní účetní záznamy a účetní zprávy. Slouží k oddělení účetnictví různých částí podniku a k lepšímu přehledu o hospodaření jednotlivých částí.

Funkce účetní jednotky v aplikaci

1. Separace dokumentů pod své ÚJ, na základě kterých je pak možno filtrovat a jednodušeji pracovat s dokumenty.
2. Exporty: při vytvářerní exportu je zapotřebí definovat účetní jednotku k zajištění správné funkcionality.
3. Omezení uživatelských práv: primárně pro roli Zpracovatel účetní jednotky, která může pracovat pouze s přiřazenými účetními jednotkami.
4. Navázání na klientskou apliakci - Pokud v rámci Alice vytváříte integraci vlastního řešení.

Zapnutí funkce účetních jednotek

Nejdříve je nutné zapnout funkci účetních jednotek. (1)

1. Hlavní nabídka Nastavení Obecné

Vytvoření účetní jednotky

Novou účetní jednotku vytvoříte jednoduše v sekci Nastavení Účetní jednotky.

1. Klikněte na tlačíko
2. Vyplňte požadované údaje:
   
3. Zvolte

Nyní ve vašich dokumentech můžete pracovat s účetními jednotkami.

Název pole	Popis pole
Název	Název účetní jednotky
IČO	Podle IČO se určuje odběratel/dodavatel v závislosti na tom, zda je faktura přijatá/vydaná
DIČ	Podle DIČ se určuje odběratel/dodavatel v závislosti na tom, zda je faktura přijatá/vydaná
Externí ID účetní jednotky	Identifikátor pro MRP1 , DUEL2 , Abra Flexi3
E-mail	Přiřadí tuto účetní jednotku k dokumentu, pokud je dokument přijat z této e-mailové adresy 4
Je plátcem DPH	Určuje, zda je účetní jednotka registrovaným plátcem daně z přidané hodnoty
Má daňovou evidenci	Pokud je tato volba zaškrtnuta, účetní jednotka vede daňovou evidenci místo účetnictví
Export položek	Nastavení exportu položek dokumentu do účetního systému: Výchozí nastavení, Exportovat, Neexportovat

Výchozí účetní jednotka

Pokud nemáte žádnou nebo máte pouze jednu účetní jednotku, je automaticky přiřazena ke všem dokumentům. Možnost výběru účetních jednotek je dostupná od dvou a více účetních jednotek:

Propojení s účetními systémy

Účetní systémy se konfigurují na úrovni celého Tenantu v sekci Nastavení Integrace a následně se propojují s konkrétními účetními jednotkami. Při exportu dokumentu se použijí nastavení účetního systému přiřazeného k účetní jednotce dokumentu.

Podporované účetní systémy:

• AbraGen
• AbraFlexi
• iDoklad
• MoneyS3
• MoneyS4/S5
• Pohoda
• Helios Inuvio
• Helios Red
• Microsoft Dynamics
• Karat
• Premier
• Ekonom
• eWay
• SFTP
• FTPS
• Azure Blob
• SharePoint

Validace konzistence IČO/DIČ

Pro zajištění správnosti dat aplikace automaticky kontroluje, zda IČO nebo DIČ účetní jednotky odpovídá dodavateli (u přijatých faktur) nebo odběrateli (u vydaných faktur) na dokumentu.

Kontrola shody

Pokud na přijaté faktuře naleznete dodavatele s IČO nebo DIČ shodným s některou z vašich účetních jednotek, systém vás upozorní na možnou chybu v klasifikaci dokumentu.

Automatické přiřazení účetní jednotky

Účetní jednotka se k dokumentu přiřazuje automaticky na základě následujících pravidel:

1. E-mail odesílatele - Pokud dokument přišel z e-mailové adresy přiřazené k účetní jednotce
2. IČO/DIČ na dokumentu - Na základě shody dodavatele/odběratele
3. Výchozí účetní jednotka uživatele - Pokud se nepodaří určit automaticky

Oprávnění uživatele

Automatické přiřazení respektuje oprávnění uživatele. Pokud uživatel nemá přístup k nalezené účetní jednotce, přiřadí se jeho výchozí účetní jednotka.

Statistiky a přehledy

Pro každou účetní jednotku systém sleduje statistiky extrakce dokumentů po měsících. Tyto údaje můžete využít k:

• Sledování objemu zpracovaných dokumentů
• Kontrole vytíženosti jednotlivých účetních jednotek
• Analýze trendů v čase

Smazání účetní jednotky

Při smazání účetní jednotky systém automaticky:

1. Odstraní vazby z dokumentů (dokumenty zůstanou zachovány)
2. Odstraní přiřazení z uživatelů
3. Odstraní propojení s účetními systémy

Důležité upozornění

Smazání účetní jednotky je nevratná operace. Před smazáním se ujistěte, že již není používána.

Hledání účetních jednotek

V seznamu účetních jednotek můžete vyhledávat podle:

• Názvu - části názvu účetní jednotky
• IČO - identifikačního čísla organizace
• DIČ - daňového identifikačního čísla
• E-mailu - přiřazené e-mailové adresy

Často kladené otázky

Kolik účetních jednotek mohu vytvořit?

Počet účetních jednotek není omezen. Můžete vytvořit tolik účetních jednotek, kolik potřebujete pro organizaci vašich dokumentů.

Mohu změnit IČO existující účetní jednotky?

Ano, IČO i další údaje účetní jednotky lze kdykoli změnit v sekci Nastavení Účetní jednotky.

Co se stane s dokumenty po smazání účetní jednotky?

Dokumenty zůstanou v systému zachovány, pouze se z nich odstraní vazba na smazanou účetní jednotku.

Může mít jeden uživatel přístup k více účetním jednotkám?

Ano, uživatel může mít přístup k libovolnému počtu účetních jednotek. Jedna z nich je označena jako primární (výchozí).

---

1. Identifikační číslo firmy, které naleznete (ve sloupci číslo) nebo v menu Účetnictví Firmy ↩

2. GUID firmy, které naleznete v aplikaci DUEL nebo v názvu databáze firmy. ↩

3. Název firmy (mezery jsou nahrazeny podtřžítky). Vaše ID můžete zjistit z adresy služby:

    ↩

4. Přiřazení účetní jednotky podléha kontrole přístupu. Pokud uživatel nemá povolený přístup k nalezené účetní jednotce dokumentu, přiřadí se výchozí účetní jednotka uživatele. ↩