Vytěžení prvního dokumentu

Tento článek Vás provede procesem vytěžení prvního dokumentu v Alice.

Jak nahrát dokument?

Přímo v aplikaci je možné nahrát dokument ke zpracování několika způsoby:

1. V záložce Nahrát dokument přetáhněte dokument do nahrávacího pole v horní části stránky, nebo do pole klikněte pro otevření dialogového okna.

   

   Dokumentů můžete nahrát i více najednou, pokud je v dialogovém okně nebo průzkumníku souborů všechny označíte.

2. V seznamu dokumentů (záložka Faktura, Účtenka ap.) přes ikonu :

Po úspěšném nahrání souboru Alice automaticky začne z dokumentu/ů vytěžovat (extrahovat) údaje.

Dokumenty, které ještě nejsou zpracovány, uvidíte na kartě Nahrát dokument ve frontě. Pokud si v mezičase nahrání některého z dokumentů rozmyslíte, je možné je zde ještě smazat:

Celkový počet dokumentů, které se aktuálně vytěžují, můžete sledovat dole na zelenomodré liště:

Volba typu dokumentu a účetní jednotky při nahrání

Při ručním nahrání dokumentu do Alice můžete rovnou zvolit, o jaký typ dokumentu se jedná. Máte-li zapnuté účetní jednotky, Alice Vám nabídne také možnost zvolit účetní jednotku, do které nahrávaný dokument patří.

Seznam dokumentů

Nové dokumenty, které Alice zpracovala, naleznete pod příslušným odkazem v menu dle typu vytěžovaného dokumentu:

Dokumenty, které Alice identifikovala jako duplicitní, jsou podbarveny žlutě¹.

U každého dokumentu se ve sloupci akcí nabízí 4 akce: zobrazit náhled dokumentu, stáhnout původní dokument, vygenerovat QR platbu a odstranit.

Kliknutím na řádek vytěženého dokumentu se dostanete na detail dokumentu, kde budete mít možnost zkontrolovat vytěžené údaje a dokument jinak upravit.

Pro více informací o tom, jak pracovat s vytěženým dokumentem, klikněte zde.

Časté chyby a jejich řešení

Dokument se nezpracoval / vytěžení selhalo

Dokument je pravděpodobně v nepodporovaném formátu, je poškozený nebo má nízkou kvalitu.

Řešení:

• Zkontrolujte, zda je formát souboru podporovaný.
• Zkuste dokument převést do PDF.
• U naskenovaných dokumentů zajistěte dostatečnou kvalitu (min. 150 DPI).

Soubor se nepodařilo nahrát.

Soubor nebo skupina souborů je pravděpodobně příliš velká pro nahrání. Pokud jste nahrávali více souborů najednou, zkuste nahrávání rozdělit na více částí.

Pokud se jedná např. o dlouhé PDF s naskenovanými fakturami, zkuste ho před nahráním rozříznout u sebe v počítači.

Dokument se zasekl ve fázi vytěžování. Kolečko se stále točí.

Občas se stane, že se soubor takto "zasekne". Na kartě Nahrát dokument zkuste tento soubor identifikovat (pravděpodobně bude ze souborů ve frontě nejstarší), v případě potřeby si ho stáhněte k sobě do počítače a následně ho nahrajte znovu k vytěžení.

Pokud se tímto problém nevyřeší, kontaktujte prosím technickou podporu. Je možné, že se jedná o soubor, který je nějak poškozený a blokuje kvůli tomu frontu.

Dokument se vytěžil, ale v seznamu dokladů ho nevidím.

Zkontrolujte, zda nemáte v pohledu na dokumenty zapnuté nějaké filtrování, případně zda Vám ve vyhledávacím poli nezbyl text vyhledávání.

Pokud ne, ověřte, zda nemáte dokumenty seřazené podle jiného údaje než je datum (např. jméno dodavatele ap). Takové řazení může způsobit, že se i nový dokument ocitne hluboko mezi dokumenty historickými.

Pokud máte vypnuté filtrování i alternativní řazení dokumentů, zkuste se odhlásit a promazat soubory mezipaměti pomocí Ctrl-Shift-Delete. Následně se opět přihlaste a ověřte, že dokumenty jsou již v seznamu vidět.

---

1. Alice určuje duplicitu podle IČ/DIČ dodavatele a čísla faktury. ↩