Obecné
Import
Doklady lze kromě ručního nahrávání také automaticky přenášet do Alice. Alice podporuje několik způsobů automatického importu - od klasické e-mailové schránky přes cloudová úložiště až po vlastní catch-all e-mailové adresy provozované přímo v Alice.
Dostupné způsoby importu
-
E-mail (IMAP)
Alice si sama stahuje doklady z vaší e-mailové schránky přes protokol IMAP. Podporuje libovolný IMAP server (Seznam, Yahoo, Gmail, Office365 přes IMAP).
-
Office365 (nativní)
Přímé napojení na Microsoft 365 / Exchange Online přes nativní rozhraní Microsoft. Vyžaduje instalaci enterprise aplikace ve vašem Azure tenantovi.
-
Gmail
Speciální integrace pro Gmail / Google Workspace s lepší funkcionalitou než klasický IMAP.
-
Google Drive
Import dokumentů ze složky na Google Drive. Vhodné pro firmy, které sdílejí dokumenty přes Google Workspace.
-
SharePoint
Import dokumentů ze SharePoint Online (Microsoft 365). Vhodné pro firmy, které dokumenty ukládají do SharePoint knihoven.
-
WebDAV
Import ze serveru podporujícího WebDAV (Nextcloud, ownCloud, NAS úložiště).
-
E-mailové adresy v Alice
Vlastní unikátní adresa typu
firma1@import.alice.cz, kterou provozuje přímo Alice. Nepotřebujete vlastní schránku ani přihlašovací údaje.
Porovnání typů importu
| Vlastnost | E-mail (IMAP) | Office365 (nativní) | Gmail | Google Drive | SharePoint | WebDAV | E-mailové adresy v Alice |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vyžaduje vlastní schránku/úložiště | Ano | Ano | Ano | Ano | Ano | Ano | Ne |
| Vyžaduje Google Workspace | Ne | Ne | Ano | Ano | Ne | Ne | Ne |
| Vyžaduje Microsoft 365 | Ne | Ano | Ne | Ne | Ano | Ne | Ne |
| Typ autentizace | Uživatel + heslo | OAuth2 (admin consent) | Service Account | Service Account | Uživatel + heslo | Uživatel + heslo | Bez přihlášení |
| Podpora Office365 | Ano (přes IMAP) | Ano (nativní) | Ne | Ne | - | Ne | - |
| Metadata o odesílateli | Ano | Ano | Ano | Ne | Ne | Ne | Ano |
| Vrácení dokumentu odesílateli | Ano | Ano | Ano | Ne | Ne | Ne | Ano |
| Automatické vytvoření složek | Ano | Ano | Ano (štítky) | Ano | Ano | Ne (nutno předem) | - |
| Maximální počet zpráv/souborů za cyklus | 500 | 500 | 500 | 500 | 500 | Neomezeno | - |
| Rozpoznání vlastníka dokumentu | Ano | Ano | Ano | Ne | Ne | Ne | Ano |
| Dedikovaná schránka doporučena | Ano | Ano | Ano | - | - | - | Ne (vždy dedikovaná) |
Co všechny typy importu sdílejí
Bez ohledu na zvolený způsob importu Alice u všech variant:
- Periodicky kontroluje zdroj dle nastavené frekvence (od 1 minuty po 60 minut).
- Filtruje nepodporované soubory a zpracovává pouze ty, které umí vytěžit.
- Spojuje PDF a ISDOC se stejným názvem do jednoho dokumentu (PDF jako náhled, ISDOC jako data) — podrobnosti viz Zpracování ISDOC.
- Eviduje stav importu v přehledu - úspěšné importy, chyby a důvody nezpracování.
- Přesouvá zpracované položky do složky pro úspěšně zpracované nebo nezpracované dokumenty (kromě WebDAV, kde si složky musíte připravit ručně).
Automatická deaktivace při opakovaných chybách
Pokud se Alici opakovaně nepodaří připojit ke zdroji (chybné heslo, nedostupný server, expirovaný token), import se po několika neúspěšných pokusech automaticky deaktivuje. Tím se zabrání nekonečnému opakování chybového stavu.
Po opravě konfigurace musíte import ručně znovu aktivovat přepínačem Aktivní v jeho editaci.
Kombinace více způsobů importu
V Alice můžete mít současně nakonfigurováno více importů různých typů. Každý import lze nastavit pro jinou účetní jednotku, jiného uživatele nebo jiný typ dokumentu. To je užitečné například pokud část dodavatelů posílá faktury e-mailem, část je nahrává na sdílenou plochu a část používá WebDAV.
Zpracování příloh u e-mailových importů
Následující pravidla platí pro všechny e-mailové způsoby importu (E-mail/IMAP, Office365, Gmail i E-mailové adresy v Alice).
Podporované typy souborů
Alice zpracovává pouze přílohy e-mailu — tělo e-mailu se jako dokument nikdy nezpracovává.
| Typ souboru | Zpracování |
|---|---|
| Vznikne dokument (dle zvoleného režimu zpracování příloh) | |
| Obrázky (PNG, JPG/JPEG, BMP, TIF/TIFF) | Vznikne dokument (dle zvoleného režimu zpracování příloh) |
| ISDOC, ISDOCX | Vznikne dokument — data se načtou přímo ze souboru, viz Zpracování ISDOC |
| ZIP | Rozbalí se a každý podporovaný soubor uvnitř se založí jako samostatný dokument |
| ODT | Vznikne dokument (dle zvoleného režimu zpracování příloh) |
| DOC, DOCX, XLS, XLSX | Nikdy nevznikne samostatný dokument — soubor se uloží jako příloha k hlavnímu dokumentu vzniklému z téhož e-mailu |
Všechny ostatní typy souborů (např. TXT, HTML nebo soubory elektronického podpisu) Alice ignoruje. Obrázky vložené přímo do těla zprávy (inline) menší než 100 KB se rovněž zahazují — typicky se jedná o loga a obrázky v podpisu e-mailu.
Omezení formátů DOC(X) a XLS(X) platí pouze pro e-mailový import. Při ručním nahrání v aplikaci se tyto soubory konvertují do PDF a vzniknou z nich běžné dokumenty.
Nezpracované e-maily
E-mail, který neobsahuje žádnou zpracovatelnou přílohu (například obsahuje pouze DOC/XLS soubory nebo nepodporované formáty), se považuje za nezpracovaný. Taková zpráva se přesune do složky pro nezpracované e-maily (případně se smaže, podle nastavení mazání) a na adresu pro notifikace o nezpracovaných e-mailech — pokud je v konfiguraci importu vyplněná — odejde upozornění. Podrobnosti najdete v konfiguraci e-mailového importu.