Přeskočit obsah

Obecné

V záložce Obecné najdete Volitelné funkce a Licenční informace

optional-features

Volitelné funkce

Účetní jednotky

Umožňuje uživatelům pracovat s účetními jednotkami v aplikaci.

Schvalovací workflow

Schvalovací workflow přidá do systému několik dalších nastavení, procesů a kroků ke zpracování dokumentu, potřebných k jeho funkčnosti.

Automatický export

Při zapnutém schvalovacím workflow je po schválení dokument automaticky odeslán do fronty k exportu a je ignorováno nastavení spouštění exportu.

Obecný workflow zpracování dokumentu:

basic-workflow
* Diagram předpokládá, že uživatel má nastavený export po uložení dokumentu.

Se promění na schvalovací workflow, který obecně může vypadat takto:

approval-workflow
* Diagram předpokládá, že uživatel má nastavený export po uložení dokumentu.

Stavy dokumentů

Schvalovací workflow odemyká následující stavy dokumentů.

Stav Popis
Ke schválení Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Zpracovatelem tlačítkem Odeslat ke schválení
Zamítnuto Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Schvalovatelem tlačítkem Zamítnout. Toto je finální stav a dokument z něj nelze přenést. Pokud chcete dokument schválit je potřeba jej nahrát znovu.
Schváleno Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Schvalovatelem tlačítkem Schválit. V tomto stavu je dokument zpracovaný a připravený k exportu.

Export po schválení

V sekci Nastavení > Export se zobrazí nová možnost Automaticky pro schválení dokumentu. Jak název napovídá, zvolením této možnosti můžezete dokumenty exportovat až poté co projdou schvalovacícm procesem. V případě použití Schvalovacího workflow doporučujeme zapnout.

Uživatelské role

Oprávnění schvalovat

Schvalovat dokumenty mohou pouze role: Schvalovatel účetní jednotky, Schvalovatel a Admin

S povolením Schvalovacího modulu bude možné využívat schvalovatelská oprávnění rolí: Schvalovatel účetní jednotky, Schvalovatel a Admin.

Automatické schvalování

V sekci Nastavení se zobrazí nová možnost: Automatické schvalování. Automatické schvalování umožňuje nastavit pravidla, na základě kterých se dokumenty automaticky schválí nebo zamítnou, není tedy zapotřebí ruřní kontrola schvalovatele.

Příklad užití

Chceme nastavit pravidlo, které automaticky schválí dokument pokud je hodnota Celkem nižší než 10000 CZK. Jinak musí projít procesem ručního schválení. Nastavení by vypadalo takto: automatic-approval-creation

Vytvoření pravidla pro automatické schvalování

  1. Zmáčkněte tlačítko plus
  2. Ze seznamu vyberte typ dokumentu, na který chcete pravidlo aplikovat. Zobrazí se dialogové okno
  3. Zmáčkněte tlačítko button-add-new-fields
  4. Ze seznamu vyberte pole, na které chcete pravidlo aplikovat.
    1. V případě potřeby definujte i další pole
  5. U pole zvolte operaci

    Název Určení Popis
    Rovná se Text, číslo
    Nerovná se Text, číslo
    Menší než Číslo
    Menší než / Rovno Číslo
    Větší než Číslo
    Větší než / Rovno Číslo
  6. Finálně zvolte

Úprava pravidla pro automatické schvalování

Pravidlo upravíte tlačítkem edit

  • Pravidlo je možné po vytvoření kompletně editovat.
Smazání pravidla pro automatické schvalování

Pravidlo odeberete tlačítkem delete

E-mailové notifikace

Toto nastavení definuje kdy bude docházet k odeslání notifikací se seznamem dokumentů ke schválení.

  • Roli Schvalovatel: chodí notifikace pro všechny účetní jednotky.
  • Roli Schvalovatel účetní jednotky: chodí notifikace pouze pro přiřazené účetní jednotky.

Je možné zvolit následující možnosti:

Možnost Popis
Nikdy
Denně Každý den v 7:00 odešle emailové notifikace Schvalovatelům
Při každé požadavku na schválení

Vracení dokumentů

Umožňuje vrátit dokument zaslaný emailem odesilateli přímo z aplikace.

Automatické rozřezávání naskenovaných dokumentů

Aplikace bude automaticky rozřezávat vícero dokumentů naskenovaných do jednoho PDF souboru na jednotlivé dokumenty.

Automatické podepisování dokumentů

Aplikace bude automaticky podepisovat dokument časovým razítkem při jeho zpracování

Automatické přiřazování účetní jednotky k dokumentům

Aplikace bude automaticky přiřazovat účetní jednotku u dokumentu. Pokud je zapnuto -> přiřadí se účetní jednotka ze seznamu účetních jednotek, ke kterým má uživatel přístup. Pokud je vypnuto -> přiřadí se primární účetní jednotka uživatele.

Automatické vytváření košilky k dokumentům

Aplikace připojí za poslední stránku dokumentu (pouze PDF) základní informace o dokumentu

Omezit mazání dokumentů

Dokumenty může mazat pouze uživatel s rolí Administrátor

Licence

Informace k množství zpracovaných dokumentů

Pole Popis Pozn.
Počet zpracovaných dokumentů - Aktuální počet zprac. dokumentů za dané Časové období
Limit zpracovaných dokumentů Neomezeně Maximální počet dokumentů, které je možné zpracovat za dané Časové období
Časové období Měsíčně Licenční období. Frekvence obnovy počítadla zpracovaných dokumentů
Licence platná od Vytvoření produkční implementace Datum vzniku instance
Licence platná do Neomezeně Datum zániku instance