Obecné
V záložce Obecné najdete volitelné funkce a licenční informace
Volitelné funkce
Účetní jednotky
Umožňuje uživatelům pracovat s účetními jednotkami v aplikaci. Více o účetních jednotkách naleznete zde.
Schvalovací workflow
Umožňuje uživatelům, kteří mají přidělená práva, schvalovat dokumenty před exportem do Vašeho systému. Dokument je po uložení dat potřeba schválit oprávněným uživatelem. Schvalování je možné automatizovat dle vlastních potřeb. Schvalovat dokumenty může pouze uživatel s oprávněním Schvalovatel účetní jednotky, Schvalovatel a Admin. Více o schvalovacím workflow naleznete zde.
Našeptávání hodnot číselníku
Automaticky vyplňovat hodnotu číselníků dle hodnot použitých dříve u daného dodavatele.
Vrácení dokumentu
Umožňuje vrátit dokument zaslaný emailem odesilateli přímo z aplikace.
Automatické rozřezávání dokumentů
Aplikace bude automaticky rozřezávat více dokumentů naskenovaných do jednoho PDF souboru na jednotlivé dokumenty.
Automatické podepisování dokumentů
Aplikace bude automaticky podepisovat dokument časovým razítkem při jeho zpracování.1
Automatické přiřazování účetní jednotky u dokumentu
Aplikace bude automaticky přiřazovat účetní jednotku u dokumentu. Pokud je zapnuto -> přiřadí se účetní jednotka ze seznamu účetních jednotek, ke kterým má uživatel přístup. Pokud je vypnuto -> přiřadí se primární účetní jednotka uživatele.
Automatické vytváření košilky k příchozím dokumentům
Aplikace připojí za poslední stránku dokumentu (pouze PDF) základní informace o dokumentu.1
Omezit mazání dokumentů
Dokumenty může mazat pouze uživatel s rolí Administrátor.
Automaticky doplňovat datum odpočtu
Umožní nastavit datum odpočtu pro detail dokumentu. Pokud je zapnuto, při vytěžení dokumentu se datum odpočtu nastaví na větší z hodnot (datum uskutečněného zdanitelného plnění / datum počátku aktuálního období DPH), tzn. vezme se novější datum.
Archiv dokumentů
Umožňuje archivovat dokumenty v aplikaci. Dokument ve stavu archivováno následně nelze přepnout do jiného stavu, pokud není uživatel v roli Admin.
Přehledy
Zobrazení přehledů (dashboard).
Validace účetní jednotky dokumentu
Automaticky kontroluje, zda IČO nebo DIČ účetní jednotky odpovídá dodavateli (u přijaté faktury) nebo odběrateli (u vydané faktury). Pokud se hodnoty shodují, systém zobrazí varování, protože faktura může být špatně klasifikována. Validace funguje pouze pro české faktury.
Více informací viz Validace dokumentů.
Schvalovací workflow odemyká následující stavy dokumentů:
| Stav | Popis |
|---|---|
| Ke schválení | Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Zpracovatelem tlačítkem Odeslat ke schválení. |
| Zamítnuto | Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Schvalovatelem tlačítkem Zamítnout. Toto je finální stav a dokument z něj nelze přenést zpět. Pokud chcete dokument schválit, je potřeba jej nahrát znovu. |
| Schváleno | Dokument se do tohoto stavu dostane po zpracování Schvalovatelem tlačítkem Schválit. V tomto stavu je dokument zpracovaný a připravený k exportu. |
Vracení dokumentů
Umožňuje vrátit dokument zaslaný emailem odesílateli přímo z aplikace.
Automatické rozřezávání naskenovaných dokumentů
Aplikace bude automaticky rozřezávat vícero dokumentů naskenovaných do jednoho PDF souboru na jednotlivé dokumenty. Zároveň se povolí funkce Ručně rozříznout dokument.
Automatické podepisování dokumentů
Aplikace bude automaticky podepisovat dokument časovým razítkem při jeho zpracování.
Automatické přiřazování účetní jednotky k dokumentům
Aplikace bude automaticky přiřazovat účetní jednotku u dokumentu. Pokud je zapnuto -> přiřadí se účetní jednotka ze seznamu účetních jednotek, ke kterým má uživatel přístup. Pokud je vypnuto -> přiřadí se primární účetní jednotka uživatele.
Automatické vytváření košilky k dokumentům
Aplikace připojí za poslední stránku dokumentu (pouze PDF) základní informace o dokumentu.
Omezit mazání dokumentů
Dokumenty může mazat pouze uživatel s rolí Administrátor.
Licence
Informace k množství zpracovaných dokumentů:
| Pole | Popis | Pozn. |
|---|---|---|
| Počet zpracovaných dokumentů | - | Aktuální počet zprac. dokumentů za dané Časové období |
| Limit zpracovaných dokumentů | Neomezeně | Maximální počet dokumentů, které je možné zpracovat za dané Časové období |
| Časové období | Měsíčně | Licenční období. Frekvence obnovy počítadla zpracovaných dokumentů |
| Licence platná od | Vytvoření produkční implementace | Datum vzniku instance |
| Licence platná do | Neomezeně | Datum zániku instance |