Ekonom

Ekonom System

Ekonom System je český účetní software, který lze propojit s aplikací Alice. Integrace funguje obousměrně -- Alice vytěží dokumenty a program EKONOM si je stáhne prostřednictvím API. Po uložení dokladu v EKONOMu jsou zpětně do Alice odeslány interní údaje nového dokladu (pořadové číslo faktury, poznámka aj.).

Konfigurace se provádí v programu EKONOM

Na rozdíl od většiny ostatních integrací se veškerá konfigurace propojení s Alice provádí přímo v programu EKONOM, nikoliv v aplikaci Alice. V Alice pouze vytvoříte integraci a přiřadíte ji k účetní jednotce.

Jak to funguje?

Vytěžený dokument v Alici (stav K exportu) si EKONOM stáhne sám přes API -- Alice nic aktivně neodesílá. Uživatel v EKONOMu klikne na Import vytěženého dokladu, vybere požadovaný doklad a uloží ho. Po uložení dokladu EKONOM zpětně volá API Alice a předá interní údaje (číslo dokladu, poznámka) -- v Alici se doklad přesune do stavu Exportovaný. Při chybě zůstane ve stavu Chyba -- viz Diagnostika. Přehled všech stavů viz Stavy dokumentů.

Schéma datového toku

graph LR
    A[Alice] -->|doklad| B[EKONOM]
    B -.->|potvrzení| A

EKONOM je jediná integrace s obousměrným tokem dat -- po zaúčtování v EKONOMu se interní údaje (číslo dokladu, poznámka) automaticky vrací do Alice.

Podporované verze a předpoklady

Oblast	Požadavek
Aplikace	Ekonom System (verze podporující Redque API rozšíření)
Konfigurace	Veškeré nastavení v EKONOMu -- v Alici jen vytvoření integrace
Autentizace	Uživatelské jméno + heslo Alice (zadávané v EKONOMu)
Účetní jednotky	Vyžadovány v Alici
Síť	EKONOM klient musí mít přístup k API Alice
Můstek	Není potřeba

Podporované přenosy

Přijatá faktura	Podporováno
Vystavená faktura	Podporováno
Pokladní doklady	Podporováno

Vytvoření integrace

V nastavení na kartě Integrace přidejte Ekonom System.

Podrobný postup, jak vytvořit integraci pro účetní systémy, naleznete v části Integrace.

Konfigurace

1. Konfiguraci provedete v programu EKONOM prostřednictvím volby „Ostatní/API nastavení" po kliknutí na ikonu redque.

   

2. V okně Parametry služby redque aktivujte službu v prvním řádku „Aktivace služby" – Služba zapnuta. Zadejte své uživatelské jméno a heslo Alice.

3. Zvolte si v rolovacím menu „Odkaz na zdrojový dokument":

   

   • Webové rozhraní Alice: náhled dokumentu lze zobrazit pouze na webu Alice, kde je uložen.
   • Stažení kopie dokumentu: náhled dokumentu lze zobrazit jak na webu Alice, tak v EKONOMu, kde je dokument rovněž uložen (pro zobrazení tak není nutné být přihlášen do aplikace). Po aktivaci služby a zadání získaných parametrů proveďte kontrolu kliknutím na "2. Test nastavení"

4. Pomocí odkazu "3. Nastavení parametrů, export číselníků" provedete export číselníku z EKONOMu do Alice.

Export číselníků z EKONOMu do Alice

Export číselníků lze tedy provést přímo v API nastavení dle výše uvedeného bodu č. 4. Alternativně můžete export provést později i ve fakturách (přijatých, vystavených) pomocí možnosti Import vytěženého dokladu (viz obrázek níže):

Dále pokračujete kliknutím na tlačítko „Ostatní", které vám umožní aktualizovat a doplnit číselníky středisek, zakázek, činností, způsobů platby, členění DPH, předkontací a protiúčtů (údaje zadané ručně do číselníků v aplikaci Alice zůstanou zachovány).

Importované číselníky se vám následně nabízejí přímo v aplikaci Alice.

Tip

Podívejte se, jak pracovat s číselníky a jak rozšířit model o vlastní pole

Dostupné číselníky

Následující číselníky lze exportovat z programu EKONOM do Alice:

Číselník	Popis
Střediska	Nákladová střediska definovaná v EKONOMu
Zakázky	Evidence zakázek
Činnosti	Druhy činností
Způsoby platby	Formy úhrady (převodem, hotově aj.)
Členění DPH	Sazby a členění daně z přidané hodnoty
Předkontace	Předvolby pro automatické zaúčtování dokladů
Protiúčty	Protiúčty pro párování úhrad

Ruční úpravy zůstanou zachovány

Údaje, které jste zadali ručně do číselníků v aplikaci Alice, zůstanou při opakovaném exportu z EKONOMu zachovány. Export pouze doplní nové nebo aktualizuje existující položky.

Práce s Alice v EKONOM System

Přenos vytěžených dokumentů z Alice do EKONOM System

Po zpracování dokumentu v aplikaci Alice, tzn. vytěžení a označení dokumentu k exportu, je vše připraveno ke zpracování v systému EKONOM.

Nyní můžete v EKONOM System ve fakturách, pokladních dokladech použít novou volbu „Import vytěženého dokladu":

Klikem na tuto volbu zobrazíte seznam naimportovaných dokladů, které jsou připraveny ke zpracování v programu EKONOM. Aktualizaci seznamu dokladů z Alice provedete tlačítkem „Import".
V seznamu jsou zobrazeny základní údaje z vytěženého dokumentu jako datum vystavení, název organizace, číslo dokladu a celková částka. Po uložení dokladu dojde k zpětné synchronizaci hodnot na API a do svázaných dokumentů je doplněn link na zdrojový dokument.

Tlačítkem „Vybrat" přenesete vytěžené údaje do faktur.

Dále již pokračujete standardním způsobem přidání nové faktury do programu Ekonom. Po doplnění chybějících údajů a uložení faktury jsou zpětně do aplikace Alice odeslány interní údaje nového dokladu v programu Ekonom (pořadové číslo faktury, poznámku, aj.).

1. Do svázaných dokumentů ke zpracované faktuře je doplněn odkaz na zdrojový dokument v aplikaci Alice.

   

2. Stejným způsobem lze importovat pokladní doklady. Nad tlačítkem přidat je k dispozici volba „Import vytěženého dokladu":

   

Zpětná synchronizace

Po uložení dokladu v programu EKONOM dojde automaticky ke zpětné synchronizaci údajů do aplikace Alice. Synchronizovány jsou následující informace:

• Pořadové číslo faktury -- interní číslo přidělené dokladu v EKONOMu
• Poznámka -- případná poznámka zadaná při zpracování dokladu
• Odkaz na zdrojový dokument -- do svázaných dokumentů v EKONOMu se doplní odkaz na původní dokument v Alice

Díky zpětné synchronizaci máte vždy přehled o tom, které dokumenty již byly v účetním systému zpracovány, a můžete snadno dohledat původní dokument v Alice přímo z programu EKONOM.

---

Diagnostika

Při chybě se dokument v Alici přesune do stavu Chyba. Vzhledem k obousměrnému charakteru integrace se mohou problémy projevit i v EKONOMu.

EKONOM nevidí žádné dokumenty k importu

Příčina: Služba není v EKONOMu aktivovaná, nebo jsou špatné přihlašovací údaje k Alici.

Řešení: V EKONOMu otevřete Ostatní > API nastavení a zkontrolujte, že je služba zapnutá. Ověřte přihlašovací údaje tlačítkem Test nastavení.

Náhled dokumentu se v EKONOMu nezobrazuje

Příčina: Volba „Webové rozhraní Alice" vyžaduje aktivní přihlášení do Alice v prohlížeči.

Řešení: Buď se přihlaste do Alice ve výchozím prohlížeči, nebo v EKONOMu přepněte na variantu Stažení kopie dokumentu (kopie se uloží přímo v EKONOMu).

Číselníky se v Alici nezobrazují

Příčina: Export číselníků z EKONOMu nebyl proveden, nebo selhal.

Řešení: V EKONOMu spusťte Nastavení parametrů, export číselníků, případně Ostatní ve fakturách a aktualizujte číselníky.

Po uložení dokladu v EKONOMu se v Alici nezmění stav

Příčina: Selhala zpětná synchronizace -- EKONOM se nemůže připojit k API Alice.

Řešení: Ověřte síťovou dostupnost a v EKONOMu znovu otestujte API spojení.

Časté dotazy | FAQ

Kde se provádí konfigurace propojení s Alice?

Konfigurace se provádí přímo v programu EKONOM prostřednictvím volby „Ostatní/API nastavení". V aplikaci Alice pouze vytvoříte integraci typu Ekonom System a přiřadíte ji k příslušné účetní jednotce. Veškeré parametry připojení (aktivace služby, přihlašovací údaje, volba typu odkazu na dokument) se nastavují na straně EKONOMu.

Jaké typy dokumentů lze importovat z Alice do EKONOMu?

Z Alice lze do programu EKONOM importovat přijaté faktury, vystavené faktury a pokladní doklady. Import se provádí pomocí volby „Import vytěženého dokladu", která je dostupná v příslušných agendách (faktury přijaté, faktury vystavené, pokladní doklady).

Jak funguje synchronizace číselníků?

Číselníky se exportují z programu EKONOM do Alice. Export můžete provést buď přímo v API nastavení (při konfiguraci propojení), nebo později ve fakturách pomocí tlačítka „Ostatní". Exportují se číselníky středisek, zakázek, činností, způsobů platby, členění DPH, předkontací a protiúčtů. Údaje zadané ručně v Alice zůstanou zachovány.

Co se stane po uložení dokladu v programu EKONOM?

Po uložení dokladu dojde k automatické zpětné synchronizaci do Alice. Do aplikace Alice se odešlou interní údaje nového dokladu -- pořadové číslo faktury, poznámka a další informace. Zároveň se do svázaných dokumentů v EKONOMu doplní odkaz na zdrojový dokument v Alice.

Jaký je rozdíl mezi volbami „Webové rozhraní Alice" a „Stažení kopie dokumentu"?

Volba Webové rozhraní Alice znamená, že náhled dokumentu lze zobrazit pouze na webu Alice -- pro zobrazení je nutné být přihlášen do aplikace Alice. Volba Stažení kopie dokumentu znamená, že kopie dokumentu je stažena a uložena přímo v EKONOMu. Náhled je tak dostupný jak na webu Alice, tak přímo v programu EKONOM bez nutnosti přihlášení do Alice.

Musím mít zapnutý modul účetních jednotek?

Ano, pro správné fungování integrace s programem EKONOM je nutné mít v Alice zapnutý modul účetních jednotek. Účetní jednotka musí být vytvořena a přiřazena k integraci, aby bylo možné správně směrovat dokumenty a číselníky mezi Alice a EKONOMem.