Přeskočit obsah

E-mailové adresy

E-mailové adresy pro zasílání dokumentů

Hlavní nabídka Nastavení Nahrávání dokumentů Emailové adresy pro zasílání dokumentů

Co to je

Alice nabízí možnost vytvořit si vlastní unikátní e-mailovou adresu, na kterou můžete zasílat dokumenty. Vše, co na tuto adresu přijde, se automaticky importuje do Alice.

Na rozdíl od běžného e-mailového importu nepotřebujete vlastní e-mailovou schránku ani přihlašovací údaje. Schránku provozuje a spravuje Alice a vy si pouze zvolíte název adresy ve sdílené doméně.

Kdy se hodí

  • Chcete jednoduše předat dokumenty do Alice pomocí přeposlání e-mailu (například od dodavatele).
  • Nemáte vlastní e-mailovou schránku, kterou byste mohli dedikovat pro import.
  • Potřebujete více oddělených adres pro různé účely (například jednu pro fakturu, druhou pro objednávky).

Příklad použití

Vytvoříte si adresu firma1@import.alice.cz. Do svých kontaktů nebo do podpisu e-mailu si tuto adresu uložíte jako kopii (BCC). Při odesílání nebo přeposílání dokumentů se kopie automaticky pošle do Alice a dokument se objeví v seznamu k vytěžení.

Vytvoření adresy

  1. Přejděte do sekce Nastavení Nahrávání dokumentů Emailové adresy pro zasílání dokumentů.
  2. Klikněte na tlačítko pro přidání nové adresy.
  3. Zadejte lokální část adresy (text před znakem @).
  4. Vyberte z nabídky doménu (pokud je dostupných více).
  5. Volitelně přiřaďte účetní jednotku, ke které se mají importované dokumenty přiřadit.
  6. Uložte. Adresa je ihned aktivní a připravená přijímat dokumenty.

Dostupné domény

Domény, ve kterých si můžete adresu vytvořit, určuje provozovatel platformy. Typicky je k dispozici jedna sdílená doména pro všechny zákazníky. Pokud doménu nevidíte, kontaktujte podporu.

Pravidla pro pojmenování

Pravidlo Popis
Bez mezer Lokální část (před @) nesmí obsahovat mezery
Bez rezervovaných názvů Některé názvy jsou rezervované systémem a nelze je použít
Unikátnost Adresa musí být unikátní v celém systému napříč všemi zákazníky
Bez přejmenování Po vytvoření už adresu nelze přejmenovat, lze ji pouze deaktivovat

Pozor na rezervované názvy

Z bezpečnostních a provozních důvodů nelze použít systémové a obecně známé názvy jako například:

  • postmaster, admin, noreply, support, info
  • alice, redque
  • další běžné systémové názvy

Pokud zadáte rezervovaný název, Alice vás na to upozorní a nedovolí adresu uložit. Vyberte jiný, specifičtější název (například podle vaší firmy nebo účelu).

Adresu nelze přejmenovat

Lokální část adresy si pečlivě promyslete předem. Po uložení už nelze adresu přejmenovat (kvůli zachování konzistence příchozí pošty). Pokud se rozhodnete adresu přestat používat, lze ji pouze deaktivovat a vytvořit novou.

Aktivace a deaktivace

Každou adresu lze kdykoli deaktivovat přepínačem v seznamu adres:

  • Aktivní adresa přijímá příchozí dokumenty a importuje je do Alice.
  • Deaktivovaná adresa příchozí e-maily odmítá - dokumenty se do Alice nedostanou.
  • Adresu lze kdykoli znovu aktivovat (pokud se mezitím nestala kolizní s jinou).

Více adres pro jednu organizaci

Pro jednu organizaci (tenant) můžete vytvořit libovolný počet adres. Můžete například mít:

  • firma-faktury@import.alice.cz - pro přijaté faktury
  • firma-objednavky@import.alice.cz - pro objednávky
  • firma-test@import.alice.cz - pro testování

Často kladené otázky (FAQ)

Jak se importované dokumenty liší od běžného e-mailového importu?

Funkčně jsou prakticky stejné - Alice vytěží přílohy zaslaného e-mailu a vytvoří z nich dokumenty. Hlavní rozdíl je v tom, že nemusíte mít vlastní e-mailovou schránku ani konfigurovat IMAP/Office365 připojení. Vše je připraveno na straně Alice.

Mohu si zvolit libovolnou doménu?

Ne. Doména je vždy ze sdíleného fondu, který spravuje provozovatel Alice. Pokud potřebujete posílat dokumenty z vlastní domény, použijte klasický e-mailový import s vaší vlastní schránkou.

Co když adresa, kterou chci, je už obsazená?

Adresy musí být unikátní v celém systému. Pokud je vámi zvolený název už použitý, Alice vás upozorní a vy zvolíte jiný (například s číselným suffixem nebo zkratkou firmy).

Mohu adresu smazat?

Adresu lze deaktivovat. Po deaktivaci přestane přijímat dokumenty. Trvalé smazání nelze provést kvůli evidenci a integritě historických dokumentů, které tudy do Alice přišly.

Co když se zaslaný e-mail nepodaří zpracovat?

Stejně jako u běžného e-mailového importu Alice umí filtrovat automatické odpovědi, prázdné e-maily a nepodporované formáty. Chybové stavy najdete v detailu importu nebo v přehledu dokumentů.

Související