Účetní jednotky
Hlavní nabídka Nastavení Účetní jednotky
Účetní jednotka (ÚJ) je samostatná organizační složka, která má vlastní účetní záznamy a účetní zprávy. Slouží k oddělení účetnictví různých částí podniku a k lepšímu přehledu o hospodaření jednotlivých částí. Každá účetní jednotka v Alice má vlastní číselníky a může mít vlastní konfiguraci exportu do účetního systému a vlastní schvalovací workflow.
Funkce účetní jednotky v aplikaci
- Rozdělení dokumentů jednotlivých firem, na základě kterého je pak možné filtrovat a jednodušeji pracovat s dokumenty.
- Při vytváření exportu je nutné definovat účetní jednotku k zajištění správné funkcionality.
- Omezení uživatelských práv a přístupu k dokumentům: primárně pro role Zpracovatel účetní jednotky, Nahrávač a Schvalovatel účetní jednotky, které mohou pracovat pouze s jim přiřazenými účetními jednotkami.
- Navázání na klientskou aplikaci, pokud v rámci Alice vytváříte integraci vlastního řešení.
Zapnutí funkce účetních jednotek
Nejdříve je nutné zapnout funkci účetních jednotek v Nastavení Obecné:
Další nastavení účetních jednotek provedete v sekci Nastavení Účetní jednotky.
Vytvoření účetní jednotky
Účetní jednotku vytvoříte v Nastavení Účetní jednotky. Klikněte na tlačítko 
a v následujícím okně vyplňte požadované údaje.
Základní údaje
Pokud nechcete vyplňovat všechna pole, můžete využít možnosti načíst data z ARESu.
Jak zjistím externí ID účetní jednotky?
Externí ID účetní jednotky je nutné vyplnit pouze v případě, že budete Alice následně integrovat na systémy MRP, DUEL nebo Abra Flexi.
- MRP: identifikační číslo firmy, které naleznete (ve sloupci číslo) nebo v menu Účetnictví Firmy.
- DUEL: GUID firmy. Lze ho pohodlně zkopírovat stisknutím kláves CTRL + I v seznamu zpracovávaných firem.
- Abra Flexi: název firmy. Můžete ho zjistit z adresy služby:
Nastavení emailů
Dokumenty přicházející do Vaší sběrné emailové schránky z emailových adres, které zde vyplníte, bude Alice automaticky zařazovat do této ÚJ. Jedná se o adresy odesílatelů, nikoli adresy Vašich sběrných schránek.
Pozor! Aby funkce fungovala správně, je nutné splnit následující podmínky:
- Daná emailová adresa by měla být uvedena pouze u jedné účetní jednotky.
- Uživatel, který je nastaven v emailovém importu, musí mít do dané účetní jednotky přístup.
Více o přiřazování dokumentů k ÚJ viz níže.
Export položek
Toto nastavení umožňuje zapínat/vypínat export položek do účetního systému pro každou jednotlivou ÚJ. Využijete ho např. ve chvíli, kdy zpracováváte několik firem, ale položky jsou pro Vás zásadní pouze v některých z nich.
Pokud ponecháte "Použít výchozí nastavení exportu", export se u dané ÚJ bude řídit nastavením v Nastavení Integrace nastavení integrace s Vaším konkrétním účetním systémem.
Propojení s účetními systémy
Účetní systémy se konfigurují na úrovni celého tenantu (tj. Vaší instance Alice) v sekci Nastavení Integrace; následně se propojují s konkrétními účetními jednotkami.
Pokud propojujete Alice s účetním systémem pomocí API, připojení se konfiguruje pro každou účetní jednotku zvlášť.
Validace konzistence IČO/DIČ
Pro zajištění správnosti dat aplikace automaticky kontroluje, zda IČO nebo DIČ účetní jednotky odpovídá dodavateli (u přijatých faktur) nebo odběrateli (u vydaných faktur) na dokumentu.
Pokud na přijaté faktuře naleznete dodavatele s IČO nebo DIČ shodným s některou z vašich účetních jednotek, systém vás upozorní na možnou chybu v klasifikaci dokumentu.
Přiřazení účetní jednotky
Účetní jednotka je dokumentu přiřazena buď automaticky (viz níže), nebo je možné ji zvolit při nahrání dokumentu, případně při zpracování již vytěženého dokumentu.
Volba účetní jednotky při nahrávání přes mobilní aplikaci
V mobilní aplikaci je pro možnost zvolit účetní jednotku při nahrání dokumentu nutné postupovat následovně:
Automatické přiřazení účetní jednotky
Automatické přiřazení účetní jednotky je nutné zapnout v Nastavení Obecné:
Po vytěžení dokumentu se Alice pokusí přiřadit účetní jednotku na základě dostupných údajů:
- E-mail odesílatele: pokud dokument přišel z e-mailové adresy přiřazené k ÚJ v jejím nastavení, a zároveň je tato adresa přiřazena pouze k jedné ÚJ, přiřadí se tato účetní jednotka. Pokud je e-mailová adresa přiřazena k více ÚJ, Alice bude mezi těmito ÚJ rozhodovat na základě vytěženého IČO/DIČ.
- IČO/DIČ na dokumentu:
- pokud se IČO/DIČ odběratele shoduje s ÚJ v Alice a jedná se o přijatý doklad, je přiřazena tato účetní jednotka;
- pokud se IČO dodavatele shoduje s IČO některé z ÚJ, je faktura označená jako vydaná. Více zde;
- Pozor! Pokud se nevytěží IČO/DIČ, Alice nemůže správně přiřadit účetní jednotku.
- Výchozí účetní jednotka uživatele: přiřadí se, pokud se nepodaří přiřadit účetní jednotku automaticky.
Automatické přiřazení respektuje oprávnění uživatele, který dokument nahrál do Alice. Pokud uživatel nemá přístup k nalezené účetní jednotce, přiřadí se výchozí účetní jednotka tohoto uživatele. Toto platí i pro emailový import a uživatele, který je nastaven v jeho konfiguraci. Více o uživatelských oprávněních naleznete zde.
Automatické přiřazení účetní jednotky se děje bezprostředně po vytěžení dokumentu. Nelze tedy očekávat, že po doplnění IČ a uložení dokumentu Alice jednotku dodatečně přiřadí. Stejně tak pokud vytvoříte účetní jednotku v Alice až po nahrání dokumentů, nebude k nim tato jednotka přiřazena zpětně.
Smazání účetní jednotky
Při smazání účetní jednotky systém automaticky:
- odstraní vazby z dokumentů (dokumenty zůstanou zachovány),
- odstraní přiřazení z uživatelů,
- odstraní propojení s účetními systémy.
Smazání účetní jednotky je nevratná operace. Před smazáním se ujistěte, že jednotka již není používána.
Často kladené otázky
Kolik účetních jednotek mohu vytvořit?
Počet účetních jednotek není omezen. Můžete vytvořit tolik účetních jednotek, kolik potřebujete pro organizaci vašich dokumentů.
Mohu změnit údaje již existující účetní jednotky?
Ano, IČO i další údaje účetní jednotky lze kdykoli změnit v sekci Nastavení Účetní jednotky.
Jak můžu limitovat přístup uživatelů k účetním jednotkám?
Přístup různých uživatelů k ÚJ lze nastavit v nastavení jednotlivých uživatelů. To, jaké ÚJ zde navolíte, má vliv na přístup k dokumentům u rolí Zpracovatel účetní jednotky, Schvalovatel účetní jednotky a Nahrávač.
Co se stane s dokumenty po smazání účetní jednotky?
Dokumenty zůstanou v systému zachovány, pouze se z nich odstraní vazba na smazanou účetní jednotku.
Jak se přiřazuje účetní jednotka, když rozřezávám nebo spojuji dokument?
Aktuálně je systém nastaven tak, že se k dokumentu, který vznikl rozříznutím nebo spojením, chová jako k úplně novému dokumentu bez historie - tj. proces hledání účetní jednotky se spouští úplně od začátku.
Vzhledem k tomu, že hlavně u účtenek toto ztracení původní ÚJ představuje problém, pracujeme aktuálně na úpravě, která zajistí, aby při rozříznutí/spojení účetní jednotka u dokladu zůstala přiřazená
Praktické příklady: přiřazení účetních jednotek
Mám 3 účetní jednotky a pro každou mám samostatný sběrný email. Jak mohu zajistit, aby se dokumenty třídily do ÚJ správně?
V tomto případě se hodí využít uživatele s různými přístupy k ÚJ v kombinaci s několika rozdílně nakonfigurovanými importy.
- Pro každou z účetních jednotek si vytvořte pomocného uživatele. Není nutné, aby přihlašovací údaje odpovídaly skutečné emailové adrese. Jako roli zvolte "Zpracovatel účetní jednotky" nebo "Nahrávač" a jako výchozí ÚJ mu přiřaďte jednu z účetních jednotek. Např:
- V nastavení emailového importu pro tuto ÚJ vyberte pro nahrávání do Alice daný uživatelský účet:
- Po uložení se budou všechny dokumenty z daného emailového importu řadit do dané účetní jednotky.
Každý z mých zaměstnanců zpracovává pouze jednu účetní jednotku. Pokud se dokument nezařadí do žádné ÚJ, nikdo ho z nich ho nevidí, a nemůže ho zpracovat. Jak situaci řešit?
Tuto situaci lze vyřešit vytvořením Výchozí (Univerzální, Systémové...) účetní jednotky, která nebude odpovídat žádné reálné firmě. Vytvořte tuto účetní jednotku stejně, jako byste zakládali v Alice reálnou firmu; jako IČO můžete použít např. 00000000. Uživateli, který nahrává do Alice dokumenty, tuto jednotku přiřaďte jako výchozí (v Nastavení Uživatelé). Ostatním uživatelům nastavte tuto jednotku jako sekundární, aby do ní mohli nahlížet.
Pokud do Alice následně přijde dokument, u kterého se nepodaří určit účetní jednotka, nastaví u něj Alice výchozí jednotku uživatele, který dokument nahrál, tj. v tomto případě Výchozí (Univerzální, Systémovou...). Zaměstnanci do této jednotky mají přístup a tedy na tyto dokumenty vidí, aby je mohli zpracovat.
Časté chyby a jejich možné příčiny
Účetní jednotka se vůbec nepřiřadila.
Pravděpodobně se nepodařilo vytěžit IČO/DIČ z dokumentu a uživatel, pod kterým byl dokument nahrán, nemá v Nastavení Uživatelé přiřazenou výchozí účetní jednotku (často se jedná o Admina).
Dále je možné, že vytěžení IČO/DIČ neodpovídá žádné účetní jednotce v systému.
Účetní jednotka se přiřadila špatně.
Pravděpodobně se nepodařilo vytěžit IČO/DIČ, nebo vytěžené IČO/DIČ neodpovídá žádné účetní jednotce v systému. Alice v takovém případě výchozí ÚJ uživatele, pod kterým byl dokument nahrán.
Mám založenou novou účetní jednotku v Alice, ale nejdou mi synchronizovat číselníky.
Pro úspěšnou synchronizaci číselníků je nutné mít vytvořené napojení na účetní systém.
Pokud je Alice s Vaším účetním systémem propojena přes API, bude novou účetní jednotku nutné nakonfigurovat v Nastavení Integrace.
Pokud používáte systém Pohoda, bude pro novou ÚJ nutné přidat mServer v Pohodě podle návodu zde a následně synchronizovat číselníky pomocí Redque můstku.