Přeskočit obsah

AbraFlexi

Abra

AbraFlexi je cloudový účetní systém s pokročilým REST API, který umožňuje automatický export dokumentů z Alice přímo do účetního systému. Integrace podporuje české i slovenské faktury, účtenky, automatické párování partnerů, správu příloh a práci s více měnami.

Licence API uživatele Abra Flexi

Od 1. 12. 2024 je pro připojení k Abra Flexi nutné mít zakoupenou licenci tzv. Přístup k API. Pokud již máte licenci zakoupenou, pro aktivaci stačí otevřít Váš zákaznický odkaz AbraFlexi (k němu se dostanete přímo z desktopové aplikace přes Nápověda -> Můj ABRA Flexi, u webové aplikace je tato volba v Nastavení -> Obecné). Pro zakoupení licence kontaktujte, prosím, obchodní oddělení Abra Flexi.

Založení účetní jednotky

Nejprve je nutné vytvořit Účetní jednotku, ze které budou doklady exportovány. Pokud účetní jednotku již máte vytvořenou, nastavte jí ID Abra Flexi viz Externí ID účetní jednotky. Dále v nastavení na kartě Číselníky synchronizujte číselník s účetní jednotkou AbraFlexi.

Jak to funguje?

Po označení dokumentu k exportu (stav state-ready-to-export.png K exportu) Alice volá REST API systému AbraFlexi. Před zápisem se vyhledá nebo vytvoří partner v adresáři, dohledají se navázané enumerátory (předkontace, středisko, …) a doklad se zapíše do příslušné agendy. Po úspěšném zápisu se v Alici doklad přesune do stavu Exportovaný a uloží se evidenční číslo přidělené AbraFlexi. Při chybě skončí ve stavu Chyba -- viz Diagnostika. Přehled všech stavů viz Stavy dokumentů.

Schéma datového toku

graph LR
    A[Alice] -->|doklad| B[AbraFlexi]
    B -.->|potvrzení| A

Podporované verze a předpoklady

Oblast Požadavek
Aplikace AbraFlexi (cloudová i desktopová varianta)
Legislativa Česká i Slovenská -- legislativa se automaticky detekuje při synchronizaci číselníků
Licence Přístup k API od 1. 12. 2024 (viz info výše)
Autentizace HTTP Basic Authentication (uživatelské jméno + heslo)
Externí ID Identifikátor firmy v AbraFlexi (např. testovaci, mojafirma) -- nutné nastavit u účetní jednotky
Síť API AbraFlexi musí být dosažitelné z cloudu Alice (URL + port)
Můstek Není potřeba -- integrace probíhá přímo přes API

Podporované typy dokumentů

Integrace s AbraFlexi podporuje následující typy dokumentů:

Typ dokumentu Podpora Agenda v Abra Flexi
Česká přijatá faktura ✅ Podporováno Přijaté faktury
Česká vydaná faktura ✅ Podporováno Vydané faktury
Slovenská přijatá faktura ✅ Podporováno Přijaté faktury (podpora slovenských DPH sazeb 0%, 5%, 19%, 23%)
Slovenská vydaná faktura ❌ Nepodporováno --
Účtenka -- hotovost ✅ Podporováno Pokladní doklady (pevně dáno)
Účtenka -- karta ✅ Podporováno Pokladní doklady, Závazky nebo Přijaté faktury (volitelné)
Účtenka -- jiná metoda ✅ Podporováno Závazky, Pokladní doklady nebo Přijaté faktury (volitelné)

Vytvoření integrace

V nastavení na kartě Integrace přidejte AbraFlexi.

Podrobný postup, jak vytvořit integraci pro účetní systémy, naleznete v části integrace

Video-návod

install

  • Vyplnění údajů

    abraflexi-setup

  • Popis polí

    Číslo Název Popis
    1 Název Uživatelský název spojení pro Abra Flexi
    2 Účetní jednotka Účetní jednotka, ze které budou dokumenty importovány
    3 Adresa serveru URL AbraFlexi serveru včetně protokolu (např. https://firma.flexibee.eu)
    4 Port Číslo portu, na kterém je služba dostupná (typicky 5434 pro HTTPS)
    5 Uživatelské jméno Jméno uživatele s patřičnými oprávněními pro práci s agendou v Abra Flexi
    6 Uživatelské heslo Heslo uživatele Abra Flexi
    7 Externí ID Identifikátor firmy v AbraFlexi (např. 'testovaci', 'mojafirma') - POVINNÉ

Autentizace

Připojení využívá HTTP Basic Authentication.

Datum přijetí

V pokročilém nastavení můžete zvolit zdroj data přijetí dokumentu:

  • Datum vystavení (výchozí) - použije se datum vystavení z dokumentu
  • Datum vytvoření v Alice - použije se datum, kdy byl dokument nahrán do Alice

Nastavení uložte.

Synchronizace číselníků

Alice umožňuje jednosměrně (Abra Flexi -> Alice) synchronizovat hodnoty číselníků. Systém automaticky detekuje, zda AbraFlexi používá českou nebo slovenskou legislativu, a načte odpovídající číselníky a DPH sazby.

abraflexi-setup abraflexi-setup

Dostupné číselníky z AbraFlexi

Z AbraFlexi se synchronizují tyto číselníky, které lze následně navázat na pole dokumentu:

Číselník Popis
Předkontace (Předpis zaúčtování) Předpisy zaúčtování pro doklady
Účet MD Hlavní/protiúčet pro zaúčtování
Střediska Organizační střediska
Činnosti Druhy činností
Zakázky Zakázky pro přiřazení k dokumentům
Členění DPH Klasifikace pro DPH výkazy
Řádky kontrolního hlášení Řádky kontrolního hlášení DPH
Číselné řady (Dokladové řady) Samostatně pro přijaté faktury, vydané faktury a účtenky
Typy dokladů Samostatně pro přijaté faktury, vydané faktury a účtenky
Bankovní účty Bankovní účty pro platby
Pokladny Pokladny pro hotovostní operace
Zákaz proplacení Boolean příznak pro přijaté faktury a účtenky

Dynamické API lookupy při exportu

Některé hodnoty Alice nesynchronizuje předem, ale dohledává je v AbraFlexi přímo při exportu dokladu:

  • Měna -- vyhledá se podle ISO kódu (CZK, EUR, …)
  • Banka (Kód banky) -- vyhledá se v adresáři bank AbraFlexi
  • Měrná jednotka -- pokud na položce neexistuje, automaticky se v AbraFlexi vytvoří
  • Forma úhrady -- mapuje se podle způsobu platby na dokumentu
  • Pokladna (volitelně) -- pokud není explicitně nastavena, vybere se podle měny dokladu

Mapování polí dokumentu

Pro správné zaúčtování dokladu v AbraFlexi je potřeba nastavit mapování vlastních polí v Alice. Tato pole určují, jak bude dokument zaúčtován.

Povinná pole

Pole Popis
Předkontace Účetní předpis pro zaúčtování dokladu - POVINNÉ POLE

Volitelná pole

Pole Popis Poznámka
Účet MD Hlavní účet u vydané faktury, protiúčet u přijaté Lze nastavit i na úrovni jednotlivých položek
Středisko Organizační středisko Lze nastavit i na úrovni jednotlivých položek faktury
Činnost Druh činnosti
Zakázka Přiřazení k zakázce Lze nastavit i na úrovni jednotlivých položek faktury
Členění DPH Klasifikace pro DPH výkazy
Řádek kontrolního hlášení Řádek kontrolního hlášení DPH
Číselná řada Dokladová řada pro přidělení čísla dokladu
Typ dokladu Typ dokladu v AbraFlexi Výchozí: FAKTURA
Bankovní účet Bankovní účet pro platbu Volitelné
Pokladna Pokladna pro pokladní doklady Pokud není zadána, automaticky se vybere podle měny dokumentu
Zákaz proplacení Boolean příznak na přijaté faktuře / účtence Volitelné

Nastavení vlastních polí

Podrobný návod pro nastavení mapování vlastních polí najdete v sekci Vlastní pole.

Podporované DPH sazby

Sazba Popis
0% Osvobozeno od DPH
12% Snížená sazba
21% Základní sazba
Sazba Popis
0% Osvobozeno od DPH
5% Druhá snížená sazba
19% Snížená sazba
23% Základní sazba

Práce s partnery (dodavateli/odběrateli)

Systém automaticky vyhledá partnera v AbraFlexi a přiřadí ho k dokladu:

  1. Vyhledání partnera podle IČO nebo DIČ v adresáři AbraFlexi
  2. Pokud je partner nalezen, přiřadí se k dokladu
  3. Pokud partner neexistuje, automaticky se vytvoří nový záznam v adresáři
  4. Pokud IČO/DIČ nejsou k dispozici, údaje partnera se vyplní přímo do dokladu

Slovenské faktury

U slovenských faktur se používá DIČ místo IČ DPH.

Položky faktury

Export podporuje přenos položek faktury do AbraFlexi včetně všech detailů:

  • Název položky
  • Množství
  • Měrná jednotka (automaticky se vytvoří, pokud v AbraFlexi neexistuje)
  • Cena za jednotku
  • DPH sazba
  • Středisko na úrovni položky
  • Zakázka na úrovni položky

Zaokrouhlení

Zaokrouhlení se přenáší jako speciální položka s 0% DPH.

Podpora měn a směnných kurzů

Integrace podporuje práci s více měnami:

  • Automatické vyhledání měny v AbraFlexi
  • Směnný kurz s přesností na 6 desetinných míst
  • Ceny v domácí i cizí měně
  • Korekce cen při smíšených měnách (platba v cizí měně, DPH v domácí)

Domácí měna

  • CZK pro českou legislativu
  • EUR pro slovenskou legislativu

Cizí měny a DPH

U dokumentů v cizích měnách se DPH částka neposílá kvůli možným rozdílům při zaokrouhlení.

Přílohy dokumentů

K dokladu v AbraFlexi se automaticky připojí:

  • Hlavní PDF dokument z Alice
  • Všechny další přílohy z Alice

Možnosti nastavení integrace

Místo, kam se mají importovat doklady, můžete podrobně nastavit ve spodní části dialogového okna.

Účtenky placené hotově

Účtenky placené hotově se importují automaticky do pokladních dokladů. Tuto vlastnost nelze uživatelsky změnit.

install

  • Pokladní doklady
  • Ostatní závazky
  • Přijaté faktury
  • Ostatní závazky
  • Pokladní doklady
  • Přijaté faktury
  • Pokladní doklady (výchozí, nelze přepnout)

Automatický výběr pokladny

Pokud není pokladna explicitně nastavena, systém ji automaticky vybere podle měny dokumentu.

Po úspěšném exportu

Po úspěšném exportu dokumentu do AbraFlexi:

  • Alice obdrží evidenční číslo dokladu z AbraFlexi
  • Dokument je spárován s dokladem v AbraFlexi pomocí unikátního identifikátoru
  • V detailu dokumentu v Alice se zobrazí odkaz na doklad v AbraFlexi

Diagnostika

Při chybě se dokument v Alici přesune do stavu error Chyba s detailem v náhledu. Nejčastější příčiny chyb:

Chybí licence Přístup k API

Od 1. 12. 2024 vyžaduje připojení k AbraFlexi placenou licenci. Aktivujte ji na zákaznickém odkazu AbraFlexi nebo kontaktujte obchodní oddělení -- viz info v úvodu.

Účetní jednotka nemá nastavené Externí ID

V Alici otevřete účetní jednotku a doplňte Externí ID odpovídající identifikátoru firmy v AbraFlexi (např. mojafirma).

Chybí povinné pole Předkontace

Bez vyplněné předkontace nelze doklad v AbraFlexi zaúčtovat. Doplňte předkontaci v detailu dokumentu nebo nastavte výchozí hodnotu.

Chybí směnný kurz u cizoměnového dokladu

U dokladů v cizí měně je směnný kurz povinný. Doplňte ho v detailu dokumentu.

Měna dokladu a měna DPH se neshodují s domácí měnou

AbraFlexi vyžaduje, aby měna DPH byla buď domácí (CZK/EUR) nebo stejná jako měna dokladu. Jiné kombinace nejsou podporovány.

Časté dotazy | FAQ

Musím mít v AbraFlexi nějakou speciální licenci?

Ano, od 1. 12. 2024 je pro připojení k Abra Flexi nutné mít zakoupenou licenci Přístup k API. Pro aktivaci stačí otevřít Váš zákaznický odkaz AbraFlexi. Pro zakoupení licence kontaktujte obchodní oddělení Abra Flexi.

Co je to Externí ID a kde ho najdu?

Externí ID je identifikátor firmy v AbraFlexi (např. 'testovaci', 'mojafirma'). Najdete ho v URL adrese při práci s vaší firmou v AbraFlexi. Je to jedinečný identifikátor, který se používá v API požadavcích.

Jak se vytváří partneři v AbraFlexi?

Systém automaticky vyhledá partnera podle IČO nebo DIČ. Pokud partner neexistuje, automaticky se vytvoří nový záznam v adresáři AbraFlexi. Pokud IČO/DIČ nejsou k dispozici, údaje partnera se vyplní přímo do dokladu.

Můžu exportovat faktury v cizích měnách?

Ano, integrace podporuje více měn včetně směnných kurzů s přesností na 6 desetinných míst. Systém automaticky vyhledá měnu v AbraFlexi a použije příslušný směnný kurz.

Co se stane, když v AbraFlexi neexistuje potřebná měrná jednotka?

Systém automaticky vytvoří novou měrnou jednotku v AbraFlexi, pokud ještě neexistuje.

Kam se exportují účtenky placené kartou?

Účtenky placené kartou se standardně exportují do agendy Ostatní závazky. V nastavení integrace však můžete změnit, aby se exportovaly jako Pokladní doklady.

Přenáší se do AbraFlexi i přílohy dokumentu?

Ano, k dokladu v AbraFlexi se automaticky připojí hlavní PDF dokument a všechny další přílohy z Alice.

Co se stane po úspěšném exportu?

Po exportu Alice obdrží evidenční číslo dokladu z AbraFlexi a dokument je spárován pomocí unikátního identifikátoru. V detailu dokumentu v Alice se zobrazí odkaz na doklad v AbraFlexi.

Můžu nastavit středisko nebo zakázku pro jednotlivé položky faktury?

Ano, středisko a zakázku lze nastavit jak pro celý doklad, tak i pro jednotlivé položky faktury.

Podporuje integrace slovenské faktury?

Ano, integrace plně podporuje slovenské faktury včetně slovenských DPH sazeb (0%, 5%, 19%, 23%) a použití DIČ místo IČ DPH.

Jak se určuje datum přijetí dokumentu?

V pokročilém nastavení můžete zvolit, zda se má použít datum vystavení z dokumentu (výchozí) nebo datum vytvoření v Alice (kdy byl dokument nahrán do systému).

Je potřeba předkontace pro každý dokument?

Ano, předkontace (předpis zaúčtování) je povinné pole pro správné zaúčtování dokladu v AbraFlexi. Bez předkontace nelze dokument exportovat.