Přeskočit obsah

Číselníky

Hlavní nabídka Nastavení Číselníky

Číselníky slouží k ukládání hodnot, které je možné navázat na jednotlivá pole dokladu a následně je používat při jeho validaci. Usnadňují tak práci s dokladem v Alice a redukují potřebu doklad dále upravovat v účetním systému. Nejčastějším případem využití číselníku mohou být:

  • předkontace
  • členění DPH
  • číselné řady

Číselníky najdete v Nastavení > Číselníky

Synchronizované číselníky z Pohody

Na obrázku níže můžete vidět číselníky, kteŕe byly automaticky synchronizovány pro jednoho z našich zákazníků z Pohody za pomoci Redque můstku.

enums.jpg

Tvorba číselníku

Číselník přidáte tlačítkem: add-button.jpg

  1. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí následující okno:
    settings-enums
    Legenda:

    Název pole Pozn.
    Název Vlastní název číselníku. Doporučujeme unikátní jméno definující číselník podle vzoru:
    Účetní jednotka - Typ (Podtyp)
    např.
    Společnost 1 - Předkontace (Přijaté faktury)
    Společnost 1 - Členění DPH
    Mapování exportu Přepínač určující chování (přenos) hodnot tohoto číselníku při exportu. Viz Mapování speciálních polí na základě účetního systému
    Klíč Unitkátní identifikátor hodnoty. Pro účetní systémy je tento klíč roven systémové hodnotě v daném účetním systému, aby došlo ke správnému provázání hodnot při přenosu dokladu.
    - v Pohodě hodnotu klíče najdeme v číselnících pod sloupcem Zkratka např. Předkontace přijaté faktury: 1Fp.
    ❗ Klíč není po uložení možné změnit
    Hodnota Uživatelsky přívětivá hodnota, která se bude nabízet při výběru hodnot z číselníku.
    Hodnotu lze později změnit.
    1. Akce Smazat: Odstraní pole.❗Položku lze smazat pouze při vytváření, nebo po uložení při editaci za předpokladu, že hodnota nebyla použita v žádném dokladu.
    2. Akce Skrýt: Skryje záznam číselníku v seznamu zobrazovaném na detailu dokumentu. Např.: pokud už hodnotu nevyužíváte, můžete si ji skrýt.
    3. Akce Zobrazit: Vrátí záznam číselníku do seznamu zobrazovaného na detailu dokumentu.

  2. Přidejte nastavení a jednotlivá pole číselníku a uložte.

  3. Číselník je vytvořený a připravený k navázání na pole.

Obnova cache

Pokud vytváříte nebo editujete číselník, doporučujeme po provedení úprav provést obnovu cache ve vašem prohlížeči za pomoci Ctrl + F5. Takto zajistíte, že se vám okamžitě propíšou změny provedené v číselnících.

Editace číselníku

Číselník upravíte tlačítkem: edit-item.png

Při editaci je možné upravovat všechna nezašedlá pole. Hodnoty těž můžete smazat, pokud nebyly použity v žádném dokaldu.

settings-enums

Smazání číselníku

Číselník smažete tlačítkem: delete.png

Mazání číselníků

Z důvodu zajištění konzistence dat je číselník možné smazat pouze, pokud žádná z jeho hodnot nebyla použita v dokladu a zároveň nesmí být přiřazený k žádnému poli v modelu dokumentu.
V opačném případě musíte hodnoty na těchto dokladech upravit a číselník odebrat z modelu dokumentu.

Výchozí číselník

Pokud budete pracovat s číselníky, doporučujeme si vytvořit výchozí číselník, který můžete přiřadit do jakéhokoliv pole, kde nemáte specifický číselník. Takto zabráníte použití nechtěných hodnot a můžete upozornit uživatele, že pole není nastavené, nebo použitelné pro danou ÚJ. Výchozí číselník může vypadat např. takto:

enum-system-default.png

  1. Název: Systém - Výchozí
  2. Mapování export: Žádné - Hodnoty nebudeme přenášet, a kdyby byl číselník omylem přiřazen, nebude mít vliv na exporotvaný doklad
  3. Klíč: invalid
  4. Hodnota: Hodnota indikující uživateli, že se jedná o neplatný číselník např.
    Hodnota není platná pro tuto ÚJ

Příklad: Možnosti využití výchozího číselníku

Př. 1: Při zpracování dokumentů pro váš účetní systém používáte pole Činnost (nebo jiné) jen u některých ÚJ. Pro ÚJ, kde Činnost používáte, nastavíte příslušný Číselník (dle účetní jednotky) pro zbytek nastavíte Číselník (výchozí) na nově vytvořený číselník Systém - Výchozí. Pokud uživatel vybere toto pole při validaci dokumentu v jiné ÚJ, hodnota pole ho upozorní, že pro tuto ÚJ není potřebná.

Výsledná konfigurace v **Nastavení > Typy dokumentů > Faktura (Editovat - Tužka) > Pole Činnost** bude vypadat např. takto:<br>![enum-assingment-example.jpg](../img/cz/settings/enums/enum-assingment-example.jpg)<br>Pokud pak uživatel vybere hodnotu v ÚJ, kde se Činnost nevyužívá, zobrazí se mu následující hláška:<br>![enum-invalid.png](../img/cz/settings/enums/enum-invalid.png)

Př. 2: Přidali jste novou ÚJ a chcete zadat Předkontaci. Tím, že jste pro pole nastavili Číselník (výchozí) na nový číselník Systém - Výchozí, vás hodnota pole upozorní, že pro tuto ÚJ ještě nemáte nasynchronizované a nastavené potřebné číselníky.

Sychronizace číselníků

Synchronizace číselníků (přes API)

Tato synchronizace slouží pouze pro účetní systémy komunikující přes API.

Pokud nakonfigurovaný typ exportu přes API podprouje synchronizaci číselníků, objeví se vám v nábídce synchronizace zde:
Nastavení > Číselníky > Synchronizovat číselníky
sync-api-example.jpg

Název Propojená pole Podmínky zobrazení Vzorový záznam
Bankovní účet bankovni_ucet, invoice_number_sm Typ dokumentu = Faktura Klíč: 5; Hodnota: 5 - Bankovní účet
Dokladové řady - přijaté faktury ciselna_rada Typ dokumentu = Faktura
!= Vydaná faktura
AbraFlexi PD PU - Dokladové řady - vydané faktury ciselna_rada Typ dokumentu = Faktura
== Vydaná faktura
AbraFlexi PD PU - Dokladové řady - účtenky ciselna_rada Typ dokumentu = Účtenka
Pokladna pokladna
Předpis zaúčtování předkontace
Středisko stredisko, stredisko_polozky
Typ dokladu - přijaté faktury typ_dokladu Typ dokumentu = Faktura
!= Vydaná faktura
Typ dokladu - vydané faktury typ_dokladu Typ dokumentu = Faktura
== Vydaná faktura
Typ dokladu - účtenky typ_dokladu Typ dokumentu = Účtenka
Řádek DPH cleneni_dph
Řádek kontrolního hlášení DPH cleneni_kontrolni_hlaseni

Synchronizace číselníků (Redque můstek)

Synchronizace skrze můstek je dostupná pro účetní systémy níže a je blíže popsaná v jejich dokumentaci:

Číselníky můžete synchronizovat pro více účetních jednotek najednou. Při první synchronizaci však doporučujeme synchronizaci provádět pro každou ÚJ zvlášť pro snadnější diagnostiku případných chyb.

Enum

Manuální doplnění číselníků

Můstek a API v tuto chvíli podporují synchronizaci pouze některých druhů číselníků z daných účetních systémů. Můstek však dokáže přenášet hodnoty i do polí, které zatím neumí synchronizovat směrem do Alice.

Pokud máte takovýto číselník, můžete si ho v Alici vytvořit ručně a následně propojit s požadovaným polem.
Seznam podporovaných číselníků pro jednotlivé účetní systémy včetně možnosti automatické synchronizace najdete v tabulce Mapování speciálních polí na základě účetního systému.

Napojení číselníku na políčka dokladu

Abychom mohli číselníky používat v dokladu, je potřeba pro ně vytvořit příslušná pole v modelu dokumentu, na které je musíme napojit.
Tyto postupy projdeme v příkladu níže. (Příklad je nutné rozkliknout)

Příklad: Napojení synchronizovaných a nových číselníků na pole faktury

Tento příklad bude využívat:

  • sekci Nastavení > Číselníky
  • sekci Nastavení > Typy dokumentů > Faktura (Editace -> Tužka)
    • pro detailnější popis jednotlivých typů dokuemntů pokračujte zde
    • informace k vytváření vlastních polí najdete zde
  • účetní systém POHODA
  • datový můstek Redque

Zadání:

  • vytvořit výchozí číselník
  • nasynchronizovat číselníky pro 2 firmy (Společnost 1 a Společnost 2) z Pohody za pomoci můstku
  • vytvořit číselník Zakázky pro Společnost 1
  • napojit synchronizované číselníky na příslušná pole
  • vytvořit a napojit pole pro Zakázky
  • hodnoty otestovat a zadat v náhledu validace faktury

Postup:

  1. Vytvořit výchozí číselník
    1. Vytvořte si výchozí číselník za pomoci návodu výše.
  2. Nasynchronizovat číselníky pro 2 firmy z Pohody za pomoci můstku
    1. Provedeme synchronizaci číselníků z Pohody za pomoci můstku (postup synchronizace je popsaný zde).
    2. Po úspěšné synchrronizaci budeme mít v Alici tyto číselníky:
      enum-example-1.jpg
  3. Vytvořit číselník Zakázky pro Společnost 1
    1. Vytvoříme si číselník pro Zakázky:
      enum-example-2.jpg
      1. Název: Společnost 1 - Zakázky
      2. Mapování exportu: Zakázka
      3. Klíč: Doplňte odpovídající hodnoty ze sloupce Zkratka v Pohodě do pole Klíč
      4. Hodnota: Doplňte vlastní hodnotu pro danou zakázku, která se vám bude nabízet v náhledu validace dokumentu
      5. Číselník uložte
    1. Nyní se můžeme přesunout do sekce Nastavení > Typy dokumentů > Faktura
      enum-example-3.jpg
    2. Po otevření sekce se zobrazí Model dokumentu. V tomto náhledu jsou zobrazena všechna pole daného typu dokumentu, jejich typ a nastavení.
      enum-example-4.jpg
      (Jednotlivé sekce minimalizovány pro přehlednost.)
    3. Pokud jste číselníky synchronizovali přes můstek, pole Předkontace, Členění DPH a Číslená řada pro vás již budou připraveny.
      1. Pokud ne, můžete si pole ručně doplnit skrze tlačítko plus. Jako typ zvolte Číselník:
        enum-example-5.jpg

      2. Pro jednotlivá pole doplňte hodnoty dle tabulky:

        Identifikátor Název (Čeština) Název (Angličtina)
        predkontace Předkontace Account code
        cleneni_dph Členění DPH VAT classification
        ciselna_rada Číselná řada Numeric series

    Napojit synchronizované číselníky na příslušná pole

    1. Nyní musíme napojit číselníky v jednotlivých polích:
      enum-example-6.jpg
      1. V sekci Číselník (výchozí) zvolíme číselník Systém - Výchozí. Tím zabráníme tomu, aby se nám na ÚJ, kde ještě nemáme např. Předkontace nabízeli hodnoty neplatné pru tuto ÚJ
      2. V sekci Číselník (dle účetní jednotky)
        1. Rozklikneme dropdown Účetníka jednotka a vybereme první ÚJ
        2. Přidáme ji tlačítkem add-button.jpg
        3. K nově přiřazené ÚJ jednotce přidáme požadovaný číselník. Vzhledem k tomu, že konfigurejem předkontace, navážeme číselník Společnost 1 - Předkontace (Přijaté faktury)
        4. Proces opakujeme pro všechny ÚJ jednotky, kteé chceme přidat.
      3. Proces zopakujeme i pro další pole: Členění DPH a Číselná řada
      4. Synchronozovaná pole máme v tuto chvíli propojená

  5. Vytvořit a napojit pole pro Zakázky

    1. Nyní musíme vytvořit pole pro Zakázku.

      1. Pro jednotlivá pole doplňte hodnoty dle tabulky:

        Identifikátor Název (Čeština) Název (Angličtina)
        zakazka Zakázka Order

      Pole ručně přidáme skrze tlačítko plus. Jako typ zvolte Číselník:
      enum-example-5.jpg

      1. Napojte požadované číselníky jako v předchozím kroku. Výsledná konfigurace pole Zakázka bude vypadat např. takto:**
        enum-example-7.jpg

    3. Nyní můžeme všechny změny uložit tlačítkem: Uložit typ dokumentu

      1. Zobrazí se vám následující dialogové okno shrnující provedené změny na dokumentu:
        enum-example-8.jpg
      2. Změny potvrďte tlačítkem save-green.jpg
      3. Nyní jste nakonfigurovali všechny změny potřebné pro používání vašich nových polí a číselníku při zpracovnání faktury

    Obnova cache

    Pokud vytváříte nebo editujete číselník nebo typ dokumentu, doporučujeme po provedení úprav provést obnovu cache ve vašem prohlížeči za pomoci Ctrl + F5. Takto zajistíte, že se vám okamžitě propíšou změny provedené v číselnících.

  6. Hodnoty otestovat a zadat v náhledu validace faktury:

    1. Nyní přejdeme na některou z faktur, kterou chceme zpracovat.
    2. V náhledu validace vidíme, že pro Společnost 1 již máme k dispozici nová pole z číšelníků a můžeme vybrat požadované hodnoty:
      enum-example-9.jpg
    3. Fakturu s tímto natavením nyní můžeme exportovat a zvolené hodnoty se nám přenesou do účetního systému.

Toto nastavení můžete replikovat pro všechny podporované systémy a typy dokumentů.

Mapování speciálních polí na základě účetního systému

Tabulka níže obsahuje název mapování v Alice a odpovídající pole v podporovaném účetním softwaru.

❗Tyto nastavení jsou dodatečně ovlivněny nastavením exportu pro jednotlivé účetní systémy. Nastavení překontrolujte v Nastavení > Export > Nastavení POHODA/DUEL

Mapování v Alice Účetní systém Mapováné pole v účetním systému Lze synchronizovat do Alice?
(Můstek / API)
Činnost
POHODA Činnost NE - Pouze manuálně
Číselné řady
POHODA Číselná řada ANO
DUEL Doklad ANO
Členění DPH
POHODA Členění DPH ANO
DUEL Skupina DPH ANO
Druh operace
- -
Období (AbraGen)
Abragen Období ?
Popis
DUEL Texty popisů ANO
Předkontace
POHODA Předkontace ANO
DUEL Druh účtování ANO
Předkontace (0% DPH)
POHODA Předkontace ?
Předkontace (12% DPH)
POHODA Předkontace ?
Předkontace (21% DPH)
POHODA Předkontace ?
Středisko
POHODA Středisko NE - Pouze manuálně
DUEL Středisko ANO
Zakázka
POHODA Zakázka NE - Pouze manuálně
Zdrojová řada (AbraGen)
AbraGen Zdrojová řada ANO
Žádné -