iDoklad
Integrace s iDoklad umožňuje automatický export dokumentů z Alice do cloudového účetního systému iDoklad prostřednictvím REST API.
Předplatné
Vaše předplatné iDokladu musí API podporovat funkcionalitu.
Podporované typy dokumentů
Integrace iDoklad podporuje následující typy dokumentů:
| Typ dokumentu | Podpora | Popis |
|---|---|---|
| Přijaté faktury |  Podporováno |
České faktury přijaté od dodavatelů |
| Účtenky | Podporováno |
Pokladní doklady a účtenky |
| Vydané faktury |  Nepodporováno |
- |
| Slovenské faktury | Nepodporováno |
- |
| Dobropisy | Nepodporováno |
- |
| Zálohy | Nepodporováno |
- |
| Objednávky | Nepodporováno |
- |
Vytvoření integrace
V nastavení na kartě Integrace přidejte iDoklad
Podrobný postup jak vytvořit integraci pro účetní systémy naleznete v části integrace
Konfigurace
- Přejděte do sekce Nastavení > Integrace a klikněte na tlačítko
- Vyberte požadovaný typ exportu: iDoklad
- Vyplňte dialog dle předlohy výše:
- Obecné
- Název: Název, pod kterým se uložený export bude zobrazovat
- Typ: Použitý typ exportu: iDoklad
- Účetní jednotka: Účetní jednotka, pro kterou tento export bude použit
- Nastavení
- Získání údajů v iDokladu: V sekci Nastavení – Uživatel sjeďte dolů k Nastavení API. Zde si kliknutím na Generovat vytvoříte client ID (API klíč) a client Secret (API heslo). Ty pak vložíte do požadovaných polí.
- API klíč: API klíč pro danou účetní jednotku v iDokladu
- API heslo: API heslo pro danou účetní jednotku v iDokladu
- Obecné
- Zvolte
Podklady pro integraci
Nastavení prostředí
Týká se pouze zákazníků v procesu integrace se smlouvou.
Pokud chcete při integraci nastavit export, doplňte následující informace. Hodnoty pro jednotlivá pole najdete výše. Vyplněné hodnoty uveďte v implementačním formuláři do sekce Poznámky:
iDoklad Export
Pro všechny účetní jednotky: Ano/Ne
Pro každou účetní jednotku uvést:
Název:
API klíč:
API heslo:
Synchronizace číselníků
Členění DPH
Z iDokladu se automaticky stahuje číselník Členění DPH, který obsahuje kódy kontrolního hlášení DPH. Tento číselník můžete využít pro mapování DPH v dokumentech na správné kódy kontrolního hlášení při exportu do iDokladu.
Mapování polí dokumentu
Přijaté faktury
Při exportu přijaté faktury se do iDokladu automaticky přenášejí následující pole:
Identifikace
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Číslo faktury | Číslo faktury | Maximálně 30 znaků |
| Číslo objednávky | Číslo objednávky | Maximálně 25 znaků |
| Variabilní symbol | Variabilní symbol | - |
Datumy
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Datum vystavení | Datum vystavení | - |
| Datum splatnosti | Datum splatnosti | Pokud není uvedeno, použije se aktuální datum |
| Datum nahrání | Datum přijetí | Datum nahrání dokumentu do Alice |
| Datum uplatnění odpočtu | Datum uplatnění odpočtu DPH | - |
Částky a DPH
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Základ DPH 0% | Základ DPH 0% | - |
| Základ DPH 12% | Základ DPH 12% | - |
| Základ DPH 21% | Základ DPH 21% | - |
| Zaokrouhlení | Samostatná položka | Exportuje se jako položka s nulovou sazbou DPH |
Bankovní údaje
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Číslo bankovního účtu | Číslo bankovního účtu | - |
| Kód banky | Kód banky | Vyhledá se v číselníku bank iDokladu |
| IBAN | IBAN | Automaticky se odstraní mezery |
| BIC/SWIFT | BIC/SWIFT | - |
Měna
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Kód měny | Kód měny | CZK, EUR, USD, CHF, GBP, HUF, PLN a další |
| Směnný kurz | Směnný kurz | Pokud není uveden, použije se výchozí kurz z iDokladu |
Způsob platby
Způsob platby se automaticky mapuje podle následující tabulky:
| Způsob platby v Alice | Způsob platby v iDokladu |
|---|---|
| Bankovní převod | Bankovní převod |
| Platba kartou | Platba kartou |
| Hotově | Hotově |
| Dobírka | Dobírka |
| Zápočet | Zápočet |
| Záloha | Záloha na fakturu |
| Stravenka | Stravenka |
| PayPal | PayPal |
| Ostatní | Výchozí způsob platby z iDokladu |
Ostatní pole
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu |
|---|---|
| Poznámka | Poznámka/popis dokumentu |
Účtenky
Při exportu účtenky se přenášejí následující pole:
| Pole v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Číslo účtenky | Číslo účtenky | Maximálně 20 znaků |
| Datum vystavení | Datum vystavení | Pokud není uvedeno, použije se aktuální datum |
| Částky podle DPH | Souhrnné položky | Vytvoří se položky podle DPH sazeb |
| Způsob platby | Způsob platby | Stejné mapování jako u faktur |
| Měna a kurz | Měna a kurz | Stejné mapování jako u faktur |
| Poznámka | Poznámka | - |
Položky faktury
Export položek
V nastavení integrace můžete zapnout nebo vypnout export položek faktury:
- Export položek zapnut: Exportují se všechny jednotlivé položky z faktury do iDokladu
- Export položek vypnut: Vytvoří se souhrnné položky podle DPH sazeb (0%, 12%, 21%)
Mapování položek
Pokud je export položek zapnutý, pro každou položku se přenášejí následující údaje:
| Pole položky v Alice | Přenos do iDokladu | Poznámka |
|---|---|---|
| Název položky | Název položky | Maximálně 200 znaků |
| Množství | Množství | Pokud není uvedeno, použije se 1 |
| Měrná jednotka | Měrná jednotka | - |
| Cena za kus | Cena za kus | - |
| Sazba DPH | Sazba DPH | 0%, 12% nebo 21% |
Souhrnné položky
Pokud faktura nemá položky nebo je export položek vypnutý, automaticky se vytvoří souhrnné položky podle DPH sazeb s názvem:
- Souhrnná položka DPH 0%
- Souhrnná položka DPH 12%
- Souhrnná položka DPH 21%
Zaokrouhlení
Pokud faktura obsahuje zaokrouhlení, exportuje se jako samostatná položka s nulovou sazbou DPH.
Podporované DPH sazby
Integrace podporuje následující sazby DPH:
| Sazba DPH | Použití |
|---|---|
| 0% | Osvobozeno od DPH |
| 12% | Snížená sazba DPH |
| 21% | Základní sazba DPH |
Podmínky exportu DPH
DPH se exportuje pouze pokud jsou splněny obě následující podmínky:
- Dodavatel je plátcem DPH
- Účetní jednotka je plátcem DPH
Členění DPH
Pro položky můžete mapovat DPH na kódy kontrolního hlášení DPH pomocí číselníku Členění DPH, který se automaticky stahuje z iDokladu.
Práce s dodavateli
Vyhledání dodavatele
Při exportu dokumentu se dodavatel nejprve vyhledá v iDokladu podle IČO nebo DIČ.
Automatické vytvoření dodavatele
Pokud dodavatel v iDokladu neexistuje, automaticky se vytvoří nový záznam s následujícími údaji:
| Údaj | Zdroj v Alice |
|---|---|
| Název firmy | Název dodavatele |
| IČO | IČO dodavatele |
| DIČ | DIČ dodavatele |
| Ulice | Ulice |
| Město | Město |
| PSČ | PSČ |
| Kód země | Určí se automaticky z prvních dvou znaků DIČ (např. CZ, SK) |
Bankovní údaje (pouze u faktur)
U přijatých faktur se navíc přenášejí:
- Číslo bankovního účtu
- Kód banky
- IBAN
- SWIFT/BIC
Podpora měn
Integrace podporuje všechny měny dostupné v iDokladu:
- CZK - Česká koruna
- EUR - Euro
- USD - Americký dolar
- CHF - Švýcarský frank
- GBP - Britská libra
- HUF - Maďarský forint
- PLN - Polský zlotý
- A další měny podporované v iDokladu
Pokud je v Alice uveden směnný kurz, přenese se do iDokladu. V opačném případě se použije výchozí kurz z iDokladu.
Kontrola duplicit
Před vytvořením dokladu v iDokladu se automaticky zkontroluje, zda již neexistuje doklad se stejným číslem faktury nebo účtenky.
Pokud doklad v iDokladu již existuje:
- Export se přeskočí
- V detailu dokumentu v Alice se zobrazí informace o existujícím dokumentu v iDokladu
- Nedojde k vytvoření duplicitního záznamu
Přílohy dokumentů
Hlavní dokument
PDF soubor původního dokumentu (faktury nebo účtenky) se automaticky nahraje jako příloha k dokladu v iDokladu.
Další přílohy
Všechny další přílohy přidané k dokumentu v Alice se nahrají jako samostatné přílohy k dokladu v iDokladu.
Chyba při nahrávání přílohy
Pokud nahrávání přílohy selže, celý export dokumentu se nedokončí a zobrazí se chybová hláška.
Po úspěšném exportu
Po úspěšném exportu do iDokladu:
- Alice obdrží číslo dokladu přiřazené iDokladem
- Dokument je spárován s dokladem v iDokladu
- V detailu dokumentu se zobrazí informace o provedeném exportu:
- Datum exportu
- Číslo dokladu v iDokladu
- Stav exportu
Exportovaný dokument můžete poté najít a upravit přímo v aplikaci iDoklad.
Často kladené otázky
Proč se můj dokument nevyexportoval do iDokladu?
Zkontrolujte následující:
- Máte správně vyplněný API klíč a API heslo v nastavení integrace
- Vaše předplatné iDokladu podporuje API funkcionalitu
- Dokument obsahuje všechny povinné údaje (číslo faktury, datum vystavení, dodavatel s IČO nebo DIČ)
- V iDokladu již neexistuje doklad se stejným číslem (kontrola duplicit)
- Dodavatel má správně vyplněné IČO nebo DIČ pro vyhledání v iDokladu
Můžu exportovat vydané faktury do iDokladu?
Ne, integrace iDoklad v současné době podporuje pouze přijaté faktury a účtenky. Vydané faktury, dobropisy, zálohy a objednávky nelze exportovat.
Jak se vytvoří položky faktury v iDokladu?
Záleží na nastavení integrace:
- Export položek zapnut: Všechny jednotlivé položky z faktury se exportují do iDokladu
- Export položek vypnut: Vytvoří se souhrnné položky podle DPH sazeb (0%, 12%, 21%)
Pokud faktura neobsahuje položky, vždy se vytvoří souhrnné položky podle DPH sazeb.
Co se stane, když dodavatel neexistuje v iDokladu?
Dodavatel se automaticky vytvoří v iDokladu s údaji z dokumentu v Alice (název, IČO, DIČ, adresa, bankovní údaje u faktur). Kód země se automaticky určí z prvních dvou znaků DIČ.
Jaké DPH sazby jsou podporované?
Integrace podporuje tři DPH sazby:
- 0% - osvobozeno od DPH
- 12% - snížená sazba
- 21% - základní sazba
DPH se exportuje pouze pokud je dodavatel i účetní jednotka plátcem DPH.
Jak funguje kontrola duplicit?
Před vytvořením dokladu se zkontroluje, zda v iDokladu již neexistuje doklad se stejným číslem. Pokud ano, export se přeskočí a v Alice se zobrazí informace o existujícím dokumentu. Nedojde k vytvoření duplicitního záznamu.
Přenášejí se přílohy dokumentů do iDokladu?
Ano, PDF soubor původního dokumentu i všechny další přílohy přidané v Alice se automaticky nahrají k dokladu v iDokladu. Pokud nahrávání přílohy selže, celý export se nedokončí.
Podporuje integrace více měn?
Ano, integrace podporuje všechny měny dostupné v iDokladu (CZK, EUR, USD, CHF, GBP, HUF, PLN a další). Pokud je v Alice uveden směnný kurz, přenese se do iDokladu, jinak se použije výchozí kurz z iDokladu.