E-mail

E-mail

Jak to funguje?

E-mailový import umožňuje automatické stahování dokumentů z e-mailové schránky do Alice. Systém periodicky kontroluje nakonfigurované e-mailové účty, stahuje nové zprávy s přílohami, nahrává přílohy do Alice jako dokumenty a poté e-maily zpracovává podle nastavení (přesun do složky nebo smazání).

Provoz importu

Import vyžaduje samostatnou e-mailovou schránku dedikovanou pouze pro jeho provoz. Nedoporučujeme připojovat import na vaše existující osobní schránky.

Pracovní cyklus importu

graph TD
    A[Služba běží na pozadí] --> B{Čas kontroly?}
    B -->|Dle frekvence| C[Připojení k e-mailovým schránkám]
    C --> D[Stažení nových zpráv max. 500]
    D --> E[Extrakce příloh z e-mailů]
    E --> F{Validace e-mailu}
    F -->|Nevalidní| G[Automatické odpovědi, prázdné e-maily]
    F -->|Validní| H{Kontrola příloh}
    H --> I[Filtrování podle typu souboru]
    I --> J{Režim zpracování}
    J -->|Každý soubor zvlášť| K[Jednotlivé dokumenty]
    J -->|Podle názvu| L[Hlavní dok. + přílohy]
    J -->|Rozpoznání typu| M[Auto detekce hlavního dok.]
    K --> N{PDF + ISDOC?}
    L --> N
    M --> N
    N -->|Stejný název| O[Kombinace do 1 dokumentu]
    N -->|Různé názvy| P[Oddělené dokumenty]
    O --> Q{Rozpoznání vlastníka?}
    P --> Q
    Q -->|Zapnuto| R[Hledání uživatele dle e-mailu]
    Q -->|Vypnuto| S[Výchozí uživatel]
    R --> T[Upload dokumentu do systému]
    S --> T
    T --> U{Úspěch?}
    U -->|Ano| V[Přesun do složky zpracovaných / Smazání]
    U -->|Ne| W[Přesun do složky nezpracovaných / Smazání]
    W --> X{Notifikační e-mail?}
    X -->|Nastaven| Y[Odeslání upozornění]
    X -->|Není nastaven| Z[Konec]
    V --> Z
    Y --> Z

Frekvence kontroly

Můžete nastavit, jak často má Alice kontrolovat e-mailovou schránku na nové zprávy:

Frekvence	Popis
1 minuta	Kontrola každou minutu - vhodné pro urgentní dokumenty
5 minut	Kontrola každých 5 minut - standardní nastavení
15 minut	Kontrola každých 15 minut
60 minut	Kontrola každou hodinu - vhodné pro méně časté importy

Maximální počet zpráv

Při jedné kontrole se zpracuje maximálně 500 zpráv z doručené pošty. Pokud schránka obsahuje více nepřečtených zpráv, je pravděpodobné, že schránka není dedikovaná pouze pro import do Alice.

Podporované typy souborů

E-mailový import podporuje všechny typy souborů, které Alice dokáže zpracovat:

Typ souboru	Přípony	Zpracování
PDF dokumenty	.pdf	Hlavní dokument
Obrázky	.png, .jpg, .jpeg, .bmp, .tif, .tiff, .webm, .avif	Hlavní dokument
ISDOC	.isdoc, .isdocx	Kombinuje se s PDF pokud mají stejný název
Strukturovaná data	.xml, .json	Hlavní dokument
Office dokumenty	.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx	Pouze jako příloha k hlavnímu dokumentu
Textové dokumenty	.txt, .odt	Hlavní dokument
HTML	.html	Hlavní dokument

Automatická kombinace PDF a ISDOC

Pokud e-mail obsahuje PDF a ISDOC soubor se stejným názvem (např. faktura.pdf a faktura.isdoc), systém je automaticky spojí do jednoho dokumentu. ISDOC soubor poskytuje strukturovaná data pro extrakci, zatímco PDF slouží jako vizuální reprezentace.

Filtrování inline příloh

Inline přílohy (obrázky vložené do těla e-mailu) menší než 100 KB jsou automaticky odfiltrovány, protože většinou nejsou dokumenty určené ke zpracování (např. loga, podpisy v e-mailu).

Office dokumenty jako přílohy

Soubory typu Word a Excel (.doc, .docx, .xls, .xlsx) nelze nahrát jako samostatné dokumenty. Jsou vždy přidány jako přílohy k prvnímu hlavnímu dokumentu v e-mailu.

Předpoklady

Před nastavením e-mailového importu se ujistěte, že:

Důležité požadavky

• Máte dedikovanou e-mailovou schránku pouze pro import (ne vaši osobní schránku)
• Máte přihlašovací údaje k této schránce (e-mail a heslo)
• Znáte parametry e-mailového serveru (adresu serveru, port, typ zabezpečení)
• Alice má síťový přístup k e-mailovému serveru (kontrola firewallu)
• Máte administrátorská oprávnění v Alice pro nastavení importu

Firewall

Pokud je přístup k vašemu e-mailovému serveru omezen jen na určité adresy skrze firewall, je nutné povolit přístup pro Alice. Agent přistupuje k e-mailovému serveru z IP adresy: 20.224.100.194.

Nastavení

Import dokumentů z e-mailové schránky provedete následujícím způsobem:

1. Přejděte do sekce Nastavení > Import a klikněte na tlačítko
2. Vyberte E-mail jako typ importu
3. Vyplňte formulář dle předlohy níže:

Popis polí

Základní nastavení

Název

Libovolný název pro toto e-mailové připojení (např. "Import faktur", "Příjemka z dodavatele")

Aktivní

Zapnutí/vypnutí importu. Pokud je vypnuto, Alice nebude kontrolovat e-mailovou schránku.

Frekvence kontroly

Jak často má Alice kontrolovat e-mailovou schránku na nové zprávy (1, 5, 15 nebo 60 minut)

Nahrávání do Alice

Uživatelský účet

Uživatel v Alice, pod kterým budou dokumenty nahrávány. Tento uživatel bude výchozím vlastníkem všech importovaných dokumentů.

Typ dokumentu (volitelné)

Pokud je vyplněno, všechny importované dokumenty budou automaticky označeny jako tento typ (např. Česká faktura). Alice přeskočí automatickou klasifikaci typu dokumentu.

Kdy použít typ dokumentu?

Pokud víte, že na tuto schránku chodí pouze jeden typ dokumentu (např. jen přijaté faktury), můžete typ nastavit a urychlit tak zpracování.

Rozpoznat vlastníka dokumentu podle e-mailu odesílatele

Pokud je zapnuto, systém hledá uživatele v Alice podle e-mailové adresy odesílatele a nastaví ho jako vlastníka dokumentu. Pokud uživatel není nalezen nebo je tato možnost vypnuta, použije se výchozí uživatelský účet uvedený výše.

Užitečné pro týmovou práci

Tato funkce umožňuje automaticky přiřadit dokument správnému členu týmu podle toho, kdo e-mail poslal.

Zpracování příloh e-mailu (pokud obsahuje více souborů)

Definuje, jak bude naloženo s přílohami v případě, že e-mail obsahuje více souborů:

Rozpoznat typ dokumentu automatickyKaždý soubor zvlášťPodle názvu souboru

Automaticky rozpoznat hlavní dokument dle vytěžení obsahu, ostatní soubory nahrát jako přílohu

Po stažení všech příloh Alice provede extrakci dat ze všech souborů. Dokument s nejvyšším počtem vytěžených polí bude prohlášen za hlavní dokument. Ostatní soubory budou přidány jako jeho přílohy.

Doporučené nastavení

Toto je nejuniverzálnější režim, který funguje dobře pro většinu případů. Alice sama rozpozná, který soubor je hlavní dokument.

Každý soubor nahrát jako samostatný dokument

Všechny přílohy budou do Alice nahrány jednotlivě jako samostatné dokumenty. Každá příloha vytvoří jeden dokument.

Výjimka pro Office dokumenty

Office dokumenty (Word, Excel) jsou vždy přidány jako přílohy k prvnímu dokumentu, nikdy ne jako samostatné dokumenty.

Automaticky rozpoznat hlavní dokument dle jeho názvu, ostatní soubory nahrát jako jeho přílohy

Hlavní dokument je rozpoznán podle prefixu v názvu souboru. Ostatní soubory jsou přidány jako jeho přílohy.

V poli zadejte prefixy oddělené středníkem (např. faktura;invoice;rechnung). Pokud má některý soubor v názvu tento prefix, stane se hlavním dokumentem.

Příklad: Pokud nastavíte prefix faktura a e-mail obsahuje:

• faktura-123.pdf → hlavní dokument
• priloha.jpg → příloha k hlavnímu dokumentu
• smlouva.pdf → příloha k hlavnímu dokumentu

Typ e-mailového serveru

Alice podporuje dva typy připojení k e-mailovému serveru:

IMAPExchange

Klasický IMAP protokol s přihlášením pomocí jména a hesla

Podporuje většinu běžných e-mailových serverů včetně:

• Gmail: imap.gmail.com (port 993)
• Outlook/Office365: outlook.office365.com (port 993)
• Seznam.cz: imap.seznam.cz (port 993)
• Yahoo: imap.mail.yahoo.com (port 993)
• Vlastní IMAP servery

Gmail vyžaduje heslo aplikace

Pro Gmail je nutné vygenerovat "heslo aplikace" v nastavení Google účtu místo běžného hesla.

Exchange s OAuth2 autentizací (např. Office365)

Pro Exchange s OAuth2 je nutné provést dodatečné nastavení v Azure Active Directory. Tento režim vyžaduje:

• Azure AD Tenant ID z vašeho Microsoft 365 účtu
• Uživatelské jméno (e-mail)
• Heslo

Napojení Office365

Kompletní návod pro nastavení Office365 s OAuth2 naleznete v samostatném článku.

Nastavení e-mailového serveru (IMAP)

Host

Adresa e-mailového serveru (např. imap.gmail.com, outlook.office365.com)

Port

Port, pod kterým má Alice přistupovat na e-mailový server. Standardní hodnoty:

• 993 pro IMAP s SSL/TLS
• 143 pro IMAP se STARTTLS
• 587 pro SMTP se STARTTLS

Možnost zabezpečení

Definuje, jaký protokol použít při navazování komunikace s e-mailovým serverem:

• Automaticky: Systém sám zvolí vhodnou metodu. Zvolte, pokud si nejste jistí.
• SSL/TLS: Připojit pomocí SSL/TLS. Výchozí pro zabezpečené porty jako např. 993 (IMAP).
• STARTTLS: Připojit pomocí STARTTLS. Pokud není podporováno, připojení selže.

V případě problému s ověřením

Pokud máte problémy s připojením na IMAP port 993, vyzkoušejte volbu SSL/TLS.

Poštovní schránka (E-mail)

Přihlašovací jméno schránky, ze které má Alice načítat e-maily (typicky e-mailová adresa)

Heslo

Heslo pro danou e-mailovou schránku

Nastavení e-mailového serveru (Exchange)

Exchange Tenant ID

Tenant ID z Azure Active Directory pro váš Microsoft 365 účet

Poštovní schránka (E-mail)

E-mailová adresa schránky v Office365

Heslo

Heslo pro Office365 účet

Možnosti naložení se zpracovanými e-maily

Můžete zvolit, co se stane s e-maily po jejich zpracování:

Přesunout do složkySmazat e-maily

Zpracované e-maily přesunout do složky

E-maily budou po zpracování přesunuty do definovaných složek:

Složka pro zpracované e-maily

Název složky, kam bude e-mail přesunut po úspěšném přenesení dokumentů do Alice (např. Alice/Zpracovane)

Složka pro chybné e-maily

Název složky, kam budou přesunuty e-maily bez platných příloh nebo s jinou chybou (např. Alice/Chybne)

Automatické vytvoření složek

V případě potřeby budou definované složky ve schránce automaticky vytvořeny.

Povolit mazání e-mailů

E-maily budou po zpracování smazány (přesunuty do koše):

• Úspěšně zpracované e-maily budou smazány
• E-maily s chybou budou také smazány

Riziko ztráty dat

Při použití tohoto režimu nebudete mít možnost zkontrolovat, které e-maily byly zpracovány. Doporučujeme raději použít přesun do složky.

Notifikace

E-mail pro oznámení o nezpracovaných zprávách

E-mailová adresa, na kterou bude odeslána notifikace v případě, že se nepodaří importovat žádný dokument z přijatého e-mailu.

Notifikace obsahuje:

• E-mail odesílatele
• Předmět e-mailu
• Datum doručení
• Důvod nezpracování (pokud je znám)

Ověření funkčnosti

Po uložení nastavení můžete ověřit, že import funguje správně:

1. Pošlete testovací e-mail s přílohou (např. PDF faktura) na nakonfigurovanou schránku
2. Počkejte podle nastavené frekvence kontroly (maximálně 1-60 minut)
3. Zkontrolujte, že:
   • Dokument se objevil v Alice v seznamu dokumentů
   • E-mail byl přesunut do složky pro zpracované e-maily (nebo smazán)

Úspěšný import

Pokud byl dokument úspěšně importován, najdete ho v Alici s metadaty o zdroji (odesílatel, předmět, datum doručení).

Napojení Office365

Pokud jako poskytovatele e-mailu používáte Office365 od Microsoftu, bude zapotřebí provést dodatečné nastavení v Azure Active Directory. Kompletní návod naleznete v samostatném článku.

Importované dokumenty

Dokumenty, které byly přijaté z e-mailové schránky, poznáte podle příznakové ikony vedle dokumentu.

Pokud e-mail obsahoval více dokumentů, bude zobrazena také ikona . Číslo označuje počet zpracovaných dokumentů z e-mailové zprávy.

Každý importovaný dokument obsahuje metadata o zdroji:

• Zdroj importu: E-mail
• Odesílatel (From)
• Příjemci (To, Cc)
• Předmět e-mailu
• Tělo zprávy (HTML převedené na prostý text)
• Datum doručení
• Message ID (interní identifikátor zprávy)

Vrácení dokumentu odesílateli

Pokud je dokument přijatý z e-mailu vrácen schvalovatelem v Alice, systém automaticky odešle e-mail zpět původnímu odesílateli s dokumentem v příloze a důvodem vrácení.

Automatická komunikace

Tato funkce umožňuje efektivní komunikaci s dodavateli - pokud je faktura neúplná nebo chybná, dodavatel automaticky obdrží notifikaci s popisem problému.

Často kladené otázky (FAQ)

Jaké e-mailové servery jsou podporované?

Alice podporuje:

• IMAP servery: Gmail, Outlook/Office365, Seznam.cz, Yahoo, a jakýkoliv jiný IMAP server
• Exchange servery: Microsoft Exchange Server s OAuth2 autentizací (např. Office365)

Pro Gmail a Office365 existují také specializované integrace s lepší funkcionalitou.

Proč se některé e-maily nezpracovávají?

Systém automaticky filtruje následující typy e-mailů:

• Automatické odpovědi: Automatické notifikace o doručení/nedoručení e-mailů (delivery reports)
• Prázdné e-maily: E-maily bez jakéhokoliv obsahu
• E-maily bez platných příloh: E-maily obsahující pouze inline obrázky menší než 100 KB
• Nepodporované formáty souborů: Přílohy, které nejsou v seznamu podporovaných typů

Tyto e-maily jsou přesunuty do složky pro chybné e-maily (nebo smazány).

Jak funguje rozpoznání vlastníka podle e-mailu odesílatele?

Pokud máte zapnutou funkci "Rozpoznat vlastníka dokumentu podle e-mailu odesílatele", systém:

1. Vezme e-mailovou adresu odesílatele (pole From)
2. Hledá uživatele v Alice s touto e-mailovou adresou
3. Pokud je uživatel nalezen, nastaví ho jako vlastníka dokumentu
4. Pokud uživatel není nalezen, použije výchozí uživatelský účet z nastavení

Příklad: Dodavatel s e-mailem dodavatel@firma.cz pošle fakturu. Pokud máte v Alice uživatele s tímto e-mailem, bude automaticky nastaven jako vlastník dokumentu.

Co se stane, když e-mail obsahuje více příloh?

Způsob zpracování závisí na zvoleném režimu:

• Rozpoznat typ dokumentu automaticky: Po extrakci obsahu se hlavním dokumentem stane soubor s nejvyšším počtem vytěžených polí, ostatní jako přílohy
• Každý soubor zvlášť: Vytvoří se samostatný dokument pro každou přílohu (kromě Office dokumentů)
• Podle názvu souboru: Jeden soubor je označen jako hlavní (podle prefixu názvu), ostatní jako přílohy

Office dokumenty (.doc, .docx, .xls, .xlsx) se vždy přidávají jako přílohy k prvnímu dokumentu, nikdy ne jako samostatné dokumenty.

Proč se PDF a ISDOC kombinují do jednoho dokumentu?

Pokud e-mail obsahuje PDF a ISDOC soubor se stejným názvem (např. faktura.pdf a faktura.isdoc), jsou automaticky spojeny:

• PDF slouží jako vizuální reprezentace dokumentu pro uživatele
• ISDOC obsahuje strukturovaná data, která umožňují dokonalou automatickou extrakci informací

Výsledkem je jeden dokument v Alice s perfektně vytěženými daty z ISDOC a vizuální reprezentací z PDF.

Kolik času trvá, než se dokument objeví v Alice?

Závisí na nastavené frekvenci kontroly:

• 1 minuta: dokument se objeví do 1 minuty
• 5 minut: dokument se objeví do 5 minut
• 15 minut: dokument se objeví do 15 minut
• 60 minut: dokument se objeví do 60 minut

Po stažení e-mailu trvá samotné zpracování a nahrání typicky jen několik sekund.

Můžu použít jednu schránku pro více účetních jednotek?

Ano. Dokumenty importované z e-mailu se nahrávají bez přiřazené účetní jednotky (pokud není nastavena výchozí). Pokud máte zapnutou funkci automatického rozpoznávání účetních jednotek, systém účetní jednotku přiřadí automaticky na základě obsahu dokumentu (např. IČO, název firmy) po jeho vytěžení.

Jedna e-mailová schránka tak může sloužit pro příjem dokumentů více účetních jednotek.

Co se stane, když je schránka plná nebo obsahuje příliš mnoho zpráv?

Systém zpracuje maximálně 500 zpráv při jedné kontrole. Pokud schránka obsahuje více nepřečtených zpráv:

• Starší zprávy budou zpracovány při dalších kontrolách
• Doporučujeme pravidelně promazávat schránku nebo zvýšit frekvenci kontroly
• Pokud se situace opakuje, je pravděpodobné, že schránka není dedikovaná pouze pro import

Ochrana proti chybné konfiguraci

Limit 500 zpráv chrání před připojením importu na běžnou pracovní schránku, která může obsahovat tisíce starých zpráv.

Podporuje Alice Gmail?

Ano, pro Gmail existuje speciální integrace využívající Gmail API místo klasického IMAP. Gmail integrace vyžaduje Google Workspace Business účet a poskytuje lepší funkcionalitu než IMAP import.

Více informací naleznete v dokumentaci pro Gmail.

Můžu mít více e-mailových importů?

Ano. Můžete vytvořit více e-mailových importních připojení, například:

• Různé e-mailové schránky (faktury, objednávky, účtenky)
• Různé uživatele v Alice pro každé připojení
• Různé typy dokumentů pro každou schránku

Co když zapomenu heslo k e-mailové schránce?

Můžete kdykoli upravit nastavení připojení v Alice a změnit heslo. Import bude pozastaven, dokud neuvedete správné přihlašovací údaje.

Je e-mailový import bezpečný?

Ano, pokud:

• Používáte dedikovanou schránku pouze pro import (ne vaši osobní schránku)
• Používáte silné heslo nebo heslo aplikace
• Schránka je dostupná pouze přes HTTPS/TLS (šifrované připojení)
• Pravidelně kontrolujete složku pro chybné e-maily
• V případě Office365 používáte OAuth2 autentizaci

Alice přistupuje k serveru z IP adresy 20.224.100.194 - můžete ji přidat do firewall whitelist.

Co když e-mailový server přestane být dostupný?

Pokud se Alice nemůže připojit k e-mailovému serveru:

• Import se automaticky přeskočí
• Při dalším cyklu kontroly se Alice pokusí připojit znovu
• Když se server stane opět dostupným, import automaticky pokračuje

Doporučujeme pravidelně kontrolovat stav importu v nastavení.

Jaká je maximální velikost přílohy?

Maximální velikost přílohy pro import závisí na nastavení vašeho e-mailového serveru a limitu Alice pro nahrávání dokumentů. Typicky:

• E-mailové servery podporují přílohy do 25-50 MB
• Alice má limit pro upload dokumentů (obvykle desítky MB pro jeden dokument)
• Pro optimální výkon doporučujeme soubory do 25 MB

Lze importovat e-maily z podsložek?

Ne. Alice kontroluje pouze doručenou poštu (Inbox). E-maily v jiných složkách nebo podsložkách nejsou zpracovávány.

Co když má e-mail více příjemců (CC, BCC)?

Alice zpracuje e-mail normálně bez ohledu na počet příjemců. Metadata dokumentu budou obsahovat všechny adresy z polí To a Cc (BCC není viditelné pro příjemce, takže není dostupné).

Funguje import se serverem za firewallem?

Ano, ale je nutné povolit přístup z IP adresy Alice: 20.224.100.194. Přidejte tuto adresu do whitelist vašeho firewallu pro port 993 (IMAP/SSL) nebo jiný nakonfigurovaný port.

Co se stane s e-maily, které mají jen text bez příloh?

E-maily bez platných příloh jsou považovány za chybné a jsou přesunuty do složky pro chybné e-maily (nebo smazány). Pokud je nakonfigurovaná notifikace, obdržíte upozornění.

Podporuje import S/MIME šifrované e-maily?

Ne. Alice nepodporuje šifrované e-maily (S/MIME, PGP). Pokud obdržíte šifrovaný e-mail, nebude zpracován.

Jak Alice rozpozná, že e-mail je automatická odpověď?

Alice detekuje automatické odpovědi (delivery reports, out-of-office replies) podle standardních hlaviček e-mailu:

• Auto-Submitted: auto-replied
• X-Auto-Response-Suppress
• Precedence: bulk
• Další standardní hlavičky pro automatické zprávy

Co když chci importovat z Office365 bez OAuth2?

Pro Office365 můžete použít klasický IMAP přístup místo Exchange s OAuth2:

• Host: outlook.office365.com
• Port: 993
• Zabezpečení: SSL/TLS
• Uživatelské jméno: vaše Office365 e-mailová adresa
• Heslo: heslo k Office365 účtu

Nicméně doporučujeme používat OAuth2 pro lepší zabezpečení.

Pravidla a omezení

Důležitá omezení

• Maximálně 500 zpráv při jedné kontrole - ochrana proti chybné konfiguraci
• Pouze Inbox - podsložky nejsou podporovány
• Inline obrázky < 100 KB jsou ignorovány - filtrování loga a podpisů
• Automatické odpovědi jsou přeskočeny - delivery reports nejsou zpracovávány
• Office dokumenty pouze jako přílohy - Word/Excel nemohou být hlavním dokumentem
• Šifrované e-maily nejsou podporovány - S/MIME, PGP
• Dedikovaná schránka je nutná - nepoužívejte osobní pracovní schránku

Porovnání s ostatními typy importu

Vlastnost	E-mail (IMAP)	E-mail (Exchange)	Gmail	WebDAV
Vyžaduje Google Workspace	Ne	Ne	Ano	Ne
Typ autentizace	Uživatel + heslo	OAuth2	Service Account	Uživatel + heslo
Podpora Office365	Ano (IMAP)	Ano (nativní)	Ne	Ne
Metadata o odesílateli	Ano	Ano	Ano	Ne
Vrácení dokumentu odesílateli	Ano	Ano	Ano	Ne
Automatické vytvoření složek	Ano	Ano	Ano (štítky)	Ne
Maximální počet zpráv/souborů	500	500	500	Neomezeno
Rozpoznání vlastníka	Ano	Ano	Ano	Ne