Google Drive

Jak to funguje?

Google Drive import umožňuje automatické stahování dokumentů z Google Drive do Alice. Systém periodicky kontroluje složku na Google Drive, stahuje nové soubory a automaticky je nahrává do Alice jako dokumenty. Po zpracování jsou soubory přesunuty do příslušné složky podle výsledku.

Google Workspace není potřeba

Na rozdíl od importu z Gmailu není nutné mít aktivní Google Workspace. Import funguje i s běžným bezplatným Google účtem.

Využívá se zde funkce sdílení složek s vytvořeným servisním účtem (Service Account).

Pracovní cyklus importu

graph TD
    A[Služba běží na pozadí] --> B{Čas kontroly?}
    B -->|Dle frekvence| C[Připojení k Google Drive]
    C --> D[Kontrola složky pro přijaté soubory]
    D --> E{Nové soubory?}
    E -->|Ne| A
    E -->|Ano| F[Stažení souborů]
    F --> G[Nahrání do Alice jako dokument]
    G --> H{Úspěch?}
    H -->|Ano| I[Přesun do složky zpracovaných]
    H -->|Ne| J[Přesun do složky nezpracovaných]
    I --> K[Konec cyklu]
    J --> K
    K --> A

Frekvence kontroly

Můžete nastavit, jak často má Alice kontrolovat Google Drive na nové soubory:

Frekvence	Popis
1 minuta	Kontrola každou minutu - vhodné pro urgentní dokumenty
5 minut	Kontrola každých 5 minut - standardní nastavení
15 minut	Kontrola každých 15 minut
60 minut	Kontrola každou hodinu - vhodné pro méně časté importy

Podporované typy souborů

Google Drive import podporuje všechny typy souborů, které Alice dokáže zpracovat:

Typ souboru	Přípony	Poznámka
PDF dokumenty	`.pdf`	Hlavní formát pro dokumenty
Obrázky	`.png`, `.jpg`, `.jpeg`, `.bmp`, `.tif`, `.tiff`, `.webm`, `.avif`	Naskenované dokumenty
ISDOC	`.isdoc`, `.isdocx`	Strukturovaný formát pro faktury
Strukturovaná data	`.xml`, `.json`	Datové soubory
Office dokumenty	`.doc`, `.docx`, `.xls`, `.xlsx`, `.ppt`, `.pptx`	Přílohy k dokumentům
Textové dokumenty	`.txt`, `.odt`, `.html`	Textové soubory

Google Docs nativní soubory

Import nepodporuje nativní Google Dokumenty (Google Docs, Sheets, Slides). Importují se pouze běžné soubory nahrané na Google Drive.

Předpoklady

Před nastavením Google Drive importu se ujistěte, že:

Důležité požadavky

Máte Google účet (běžný Gmail účet postačuje, Google Workspace není nutné)
Máte administrátorská oprávnění v Alice pro nastavení importu
Budete potřebovat vytvořit projekt v Google Cloud Console (bezplatné)
Na Google Drive máte předem vytvořené 3 složky (Přijaté soubory, Zpracované soubory, Nezpracované soubory)

Nastavení

Import dokumentů z Google Drive provedete v následujících krocích:

1. Příprava nastavení v Google Cloud Console

Vytvoření projektu

Aby mohla Alice přistupovat k souborům na vašem Google Drive, je zapotřebí v Google Cloud Console vytvořit projekt, kterému následně povolíte programový přístup k Google Drive.

Vytvořte nový projekt alice-google-drive na Google Cloud

Název projektu

Můžete zvolit libovolný název projektu, např. "Alice Import", "Import faktury", apod.

Povolení Google Drive API

Na stránce APIs and services pro nový projekt klepněte na + ENABLE APIS AND SERVICES
V API Library najděte Google Drive API
Tlačítkem ho povolíte

2. Vytvoření servisního účtu

Servisní účet (Service Account) je speciální typ účtu, který umožní Alici přistupovat k vašim souborům na Google Drive bez nutnosti přihlašování.

Co je servisní účet?

Servisní účet je "robotický" uživatel v Google Cloud, který má vlastní e-mailovou adresu a může přistupovat k souborům, které s ním sdílíte. Alice používá tento účet k automatickému stahování souborů.

V produktu IAM & Admin pokračujte v levém panelu do Service accounts:

screenshot

Tlačítkem + CREATE SERVICE ACCOUNT vytvoříte servisní účet. Jeho název (Service account name) může být AliceGoogleDrive

Klepnutím na CREATE AND CONTINUE pokračujte ve vytváření účtu

V kroku "Grant this service account access to project" přiřaďte účtu roli Owner:

screenshot

Tlačítkem DONE dokončete proces vytváření servisního účtu

3. Získání klíčů

Z nově vytvořeného servisního účtu je nutné stáhnout soubor JSON s přihlašovacími údaji.

V řádce seznamu Service accounts přejděte v Actions do Manage Keys
Klikněte na ADD KEY a následně na Create new key:

screenshot

Hodnotu Key type ponechte JSON a klepněte na Create
Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Bezpečnost klíčů

Ve staženém JSON souboru jsou vysoce citlivé údaje, které umožní Alici přistupovat k vašemu Google Drive. Tento soubor nikomu nesdílejte a uchovávejte jej bezpečně.

4. Vytvoření a sdílení složek na Google Drive

Nyní je potřeba vytvořit složky na Google Drive a sdílet je se servisním účtem.

Vytvoření složek

Přejděte na Google Drive
Vytvořte 3 nové složky:
Alice - Prijaté (sem budete nahrávat nové dokumenty)
Alice - Zpracované (sem Alice přesune úspěšně importované dokumenty)
Alice - Nezpracované (sem Alice přesune dokumenty, které se nepodařilo importovat)

Názvy složek

Názvy složek si můžete zvolit podle vašich preferencí. V nastavení Alice později tyto názvy uvedete.

Sdílení složek se servisním účtem

Pro každou ze tří složek je nutné provést následující:

Pravým tlačítkem myši na složku klikněte a vyberte Sdílet (Share)
Do pole "Přidat lidi a skupiny" vložte e-mailovou adresu servisního účtu

!!! info "Kde najdu e-mail servisního účtu?" E-mailová adresa servisního účtu je ve formátu:

   `nazev-servisniho-uctu@project-id.iam.gserviceaccount.com`

   Najdete ji:

   - V seznamu <a href="https://console.cloud.google.com/iam-admin/serviceaccounts" target="_blank">Service accounts</a> v Google Cloud Console
   - Ve staženém JSON souboru v poli `client_email`

Nastavte oprávnění na Editor (nebo Contributor)
Klikněte na Sdílet (Share)

Všechny 3 složky

Nezapomeňte sdílet všechny tři složky (Přijaté, Zpracované, Nezpracované) se servisním účtem, jinak import nebude fungovat.

5. Nastavení Google Drive importu v Alice

Nyní máte vše připraveno pro konfiguraci importu v Alice.

Přejděte do sekce Nastavení > Import a klikněte na tlačítko
Vyberte Google Drive jako typ importu
Vyplňte formulář podle údajů ze staženého JSON souboru:

screenshot

Popis polí

Základní nastavení

Název: Libovolný název pro toto Google Drive připojení (např. "Import z Google Drive", "Faktury ze sdíleného disku")
Aktivní: Zapnutí/vypnutí importu. Pokud je vypnuto, Alice nebude kontrolovat Google Drive.

Nahrávání do Alice

Frekvence kontroly: Jak často má Alice kontrolovat Google Drive na nové soubory (1, 5, 15 nebo 60 minut)
Uživatelský účet: Uživatel v Alice, pod kterým budou dokumenty nahrávány. Tento uživatel bude vlastníkem všech importovaných dokumentů.

Server (Google Service Account)

Email (Google účet): Váš běžný Gmail účet (např. vas.email@gmail.com). Toto není e-mail servisního účtu, ale váš osobní e-mail.
Project ID: ID projektu z Google Cloud Console (najdete ve staženém JSON souboru v poli project_id)
Private Key ID: Identifikátor privátního klíče (najdete v JSON souboru v poli private_key_id)
Private Key: Privátní klíč pro ověření (najdete v JSON souboru v poli private_key)

Formát privátního klíče

Privátní klíč začíná -----BEGIN PRIVATE KEY----- a končí -----END PRIVATE KEY-----. Zkopírujte celý obsah včetně těchto řádků.
Client Email: E-mailová adresa servisního účtu (najdete v JSON souboru v poli client_email)
Client ID: ID klienta servisního účtu (najdete v JSON souboru v poli client_id)

Složky

Složka pro přijaté soubory: Přesný název složky na Google Drive, ve které Alice kontroluje nové dokumenty pro import (např. Alice - Prijaté)
Složka pro zpracované soubory: Přesný název složky, do které budou přesunuty úspěšně importované soubory (např. Alice - Zpracované)
Složka pro nezpracované soubory: Přesný název složky, do které budou přesunuty soubory, které se nepodařilo importovat (např. Alice - Nezpracované)

Přesné názvy složek

Názvy složek musí přesně odpovídat názvům složek na Google Drive (včetně velkých a malých písmen, mezer a diakritiky). Alice hledá složky podle názvu, ne podle cesty.

Ověření funkčnosti

Po uložení nastavení můžete ověřit, že import funguje správně:

Zkopírujte testovací dokument (např. PDF fakturu) do složky pro přijaté soubory na Google Drive
Počkejte podle nastavené frekvence kontroly (maximálně 1-60 minut)
Zkontrolujte, že:
- Dokument se objevil v Alice v seznamu dokumentů
- Soubor byl přesunut ze složky "Přijaté" do složky "Zpracované" na Google Drive

Úspěšný import

Pokud byl dokument úspěšně importován, najdete ho v Alici a na Google Drive bude přesunutý do složky pro zpracované soubory.

Importované dokumenty

Dokumenty importované přes Google Drive obsahují metadata o zdroji:

Zdroj importu: Google Drive
Jméno souboru: Původní název souboru z Google Drive
Datum importu: Kdy byl dokument stažen a nahrán do Alice

Sdílené disky (Shared Drives)

Podpora Shared Drives

Google Drive import podporuje Shared Drives (dříve nazývané Team Drives). Můžete tedy importovat dokumenty ze složek na sdílených discích, které používá váš tým.

Pro import ze Shared Drives postupujte stejně jako u běžných složek:

Vytvořte složky na Shared Drives
Sdílejte je se servisním účtem s oprávněním Editor
V nastavení Alice zadejte názvy složek

Alice automaticky vyhledá složky na všech dostupných Shared Drives, ke kterým má servisní účet přístup.

Často kladené otázky (FAQ)

Potřebuji Google Workspace?

Ne. Na rozdíl od Gmail importu nepotřebujete Google Workspace. Import funguje i s běžným bezplatným Google účtem (Gmail).

Kolik stojí vytvoření projektu v Google Cloud?

Vytvoření projektu a použití Google Drive API pro tento účel je zdarma. Google poskytuje dostatečně velké kvóty pro tento typ použití bez nutnosti platby.

Musím vytvářet složky ručně?

Ano. Všechny tři složky (Přijaté, Zpracované, Nezpracované) musíte vytvořit předem na Google Drive a sdílet je se servisním účtem. Alice je nevytvoří automaticky.

Co se stane, když se import nezdaří?

Pokud se soubor nepodaří importovat do Alice (např. nepodporovaný formát, poškozený soubor, příliš velký soubor):

Soubor je přesunut do složky pro nezpracované soubory
V Alice se dokument nevytvoří
Můžete problém vyřešit a zkusit soubor nahrát znovu ručně

Podporuje Google Drive import podsložky?

Ne. Alice kontroluje pouze soubory přímo ve složce pro přijaté soubory. Soubory v podsložkách nejsou zpracovávány.

Pokud potřebujete importovat z více složek, vytvořte více Google Drive importních připojení v Alice.

Jak funguje vyhledávání složek?

Alice vyhledává složky podle názvu (ne podle cesty). To znamená:

Názvy složek musí být unikátní na celém vašem Google Drive
Pokud máte více složek se stejným názvem, může dojít k chybám
Alice prohledá všechny dostupné složky včetně Shared Drives

Můžu mít více Google Drive připojení?

Ano. Můžete vytvořit více Google Drive importních připojení, například:

Různé složky na stejném Google Drive
Různé Google Drive účty (s různými servisními účty)
Různé uživatele v Alice pro každé připojení

Jak dlouho trvá, než se dokument objeví v Alice?

Závisí na nastavené frekvenci kontroly:

1 minuta: dokument se objeví do 1 minuty
5 minut: dokument se objeví do 5 minut
15 minut: dokument se objeví do 15 minut
60 minut: dokument se objeví do 60 minut

Po stažení z Google Drive trvá samotné zpracování a nahrání typicky jen několik sekund.

Co když zapomenu heslo nebo ztratím JSON soubor?

Pokud ztratíte JSON soubor s klíči:

Přejděte do Google Cloud Console
Otevřete Service Account
Vygenerujte nový klíč (ADD KEY > Create new key)
Stáhněte nový JSON soubor
Aktualizujte nastavení v Alice s novými údaji

Je Google Drive import bezpečný?

Ano, pokud:

Uchováváte JSON soubor s klíči bezpečně (neposílejte jej e-mailem)
Sdílíte složky pouze se servisním účtem
Pravidelně kontrolujete, kdo má přístup ke složkám
Používáte silné heslo pro váš Google účet
V případě úniku klíčů okamžitě vygenerujte nové

Lze importovat Google Docs nativní soubory?

Ne. Import nepodporuje nativní Google Dokumenty (Google Docs, Sheets, Slides). Podporovány jsou pouze běžné soubory (PDF, obrázky, Office dokumenty, atd.) nahrané na Google Drive.

Pokud chcete importovat Google Dokumenty, musíte je nejprve exportovat do PDF nebo jiného podporovaného formátu.

Co když má soubor na Google Drive neplatné znaky v názvu?

Alice soubor stáhne a importuje i v případě, že obsahuje speciální znaky v názvu. Název souboru bude zachován tak, jak byl na Google Drive.

Kolik dokumentů může Alice zpracovat najednou?

Alice zpracovává všechny nové soubory nalezené ve složce při každé kontrole. Neexistuje praktické omezení počtu souborů. Zpracování probíhá sekvenčně (jeden po druhém).

Co když má servisní účet nedostatečná oprávnění?

Pokud servisní účet nemá oprávnění Editor (nebo vyšší) ke složkám:

Alice nebude moci stahovat soubory
Alice nebude moci přesouvat soubory mezi složkami
Import nebude fungovat

Ujistěte se, že při sdílení složek zadáte oprávnění Editor nebo Contributor.

Podporuje import soubory v koši (Trash)?

Ne. Alice ignoruje soubory, které jsou v koši na Google Drive. Import zpracovává pouze aktivní soubory ve složkách.

Jak často můžu volat Google Drive API?

Google Drive API má kvóty pro volání. Pro běžné použití (desítky až stovky souborů denně) jsou tyto kvóty dostatečné. Pokud importujete tisíce souborů, může dojít k dočasnému omezení. V takovém případě doporučujeme nastavit frekvenci kontroly na 15 nebo 60 minut.

Co když změním název složky na Google Drive?

Pokud přejmenujete složku na Google Drive, musíte aktualizovat nastavení importu v Alice a zadat nový název složky. Alice hledá složky podle názvu, takže po přejmenování již starou složku nenajde.

Můžu používat stejný servisní účet pro více importů?

Ano. Jeden servisní účet můžete použít pro více Google Drive importních připojení. Stačí sdílet všechny potřebné složky se stejným servisním účtem.

Pravidla a omezení

Důležitá omezení

Názvy složek musí být unikátní - Alice hledá složky podle názvu, ne podle cesty
Pouze soubory přímo ve složce - podsložky nejsou podporovány
Nativní Google soubory nejsou podporovány - pouze běžné soubory (PDF, obrázky, Office dokumenty)
Soubory v koši jsou ignorovány - Alice zpracovává pouze aktivní soubory
Automatický retry není podporován - neúspěšně importované soubory musíte nahrát znovu ručně

Porovnání s ostatními typy importu

Vlastnost	Google Drive	WebDAV	Gmail
Vyžaduje Google Workspace	Ne	Ne	Ano
Typ autentizace	Service Account	Uživatelské jméno + heslo	Service Account + Domain-wide delegation
Podpora podsložek	Ne	Ne	N/A
Automatické vytvoření složek	Ne	Ne	Ano (štítky)
Shared Drives	Ano	N/A	N/A
Náklady	Zdarma	Závisí na serveru	Google Workspace předplatné