Emailové notifikace

Hlavní nabídka Nastavení Emailové notifikace

Systém emailových notifikací vás automaticky informuje o dokumentech vyžadujících vaši pozornost. Notifikace jsou zasílány schvalovatelům dokumentů, uživatelům při vrácení dokumentu a novým uživatelům při registraci.

Předpoklady

Požadavek

Pro zasílání notifikací o schvalování dokumentů musí být v Nastavení > Obecné aktivována funkce Workflow schvalování.

Typy notifikací

Systém zasílá následující typy emailových notifikací:

• Notifikace o schvalování dokumentů - upozornění na dokumenty čekající na schválení
• Notifikace o vrácení dokumentu - informace odesílateli při vrácení emailového dokumentu
• Registrace uživatele - uvítací email s přihlašovacím odkazem pro nové uživatele
• Reset hesla - odkaz pro obnovení hesla

Nastavení notifikací o schvalování

Četnost zasílání

Nikdy

Notifikace o schvalování nejsou zasílány.

Denně

Notifikace jsou odeslány hromadně 1x denně v 7:00. Systém shromáždí všechny dokumenty čekající na schválení a odešle jeden souhrnný email každému schvalovateli.

Při každém požadavku na schválení

Při každém odeslání dokumentu ke schválení nebo při delegaci dokumentu je okamžitě odeslána notifikace příslušnému schvalovateli.

Příjemce notifikací

Toto nastavení určuje, kteří uživatelé obdrží notifikaci o dokumentu čekajícím na schválení.

Všichni uživatelé v roli Schvalovatel

• Notifikaci obdrží všichni uživatelé s rolí Schvalovatel nebo Schvalovatel účetní jednotky
• Při delegaci dokumentu je notifikace zaslána i delegovanému uživateli
• Uživatelé s rolí Admin také obdrží notifikace pro všechny účetní jednotky

Pouze uživatel, který je delegován

• Notifikaci obdrží pouze uživatel, kterému byl dokument explicitně delegován ke schválení
• Ostatní schvalovatelé nebudou upozorněni

Kdo obdrží notifikace

• Schvalovatel - obdrží notifikace pro všechny účetní jednotky v systému
• Schvalovatel účetní jednotky - obdrží notifikace pouze pro své přiřazené účetní jednotky
• Admin - obdrží notifikace pro všechny účetní jednotky
• Uživatel, který dokument odeslal ke schválení nebo delegoval, neobdrží notifikaci

Více o právech uživatelů zde.

Notifikace o vrácení dokumentu

Pokud je v Nastavení > Obecné aktivována funkce Vrácení dokumentu, systém automaticky zasílá notifikace při vrácení dokumentů přijatých emailem.

Když schvalovatel vrátí dokument, který byl do systému dodán emailem, původní odesílatel obdrží emailovou notifikaci s informací o vrácení dokumentu a důvodem vrácení.

Notifikace registrace a hesla

Systém automaticky zasílá tyto typy notifikací bez nutnosti konfigurace:

• Uvítací email - při vytvoření nového uživatelského účtu je zaslán email s přihlašovacím odkazem
• Reset hesla - při žádosti o obnovu hesla je zaslán email s odkazem pro nastavení nového hesla

Diagram upozornění e-mailem

Denní souhrn

sequenceDiagram
  autonumber
  actor Uživatel
  Uživatel->>Alice: Označí dokument ke schválení
  Alice->>Uživatelé: Odešle upozornění ostatním uživatelům
    loop Každý den v 7:00
        Alice-->Uživatelé: Seznam dokumentů ke schválení
    end

Pravidla a omezení

• Denní souhrnné notifikace jsou odesílány v 7:00 pouze pokud existují dokumenty čekající na schválení
• Uživatel, který dokument odeslal ke schválení, neobdrží notifikaci
• Při delegaci dokumentu je vždy odeslána notifikace delegovanému uživateli (bez ohledu na nastavení)
• Schvalovatelé účetních jednotek obdrží notifikace pouze pro dokumenty z jejich přiřazených účetních jednotek
• Emailové notifikace obsahují: název dokumentu, dodavatele, celkovou částku, měnu a odkaz na dokument v aplikaci

Příklady

Uživatel A zpracuje a odešle dokument ke schválení. Dokument může být schválen uživateli B nebo C. Upozornění je odesláno oběma uživatelům okamžitě.

Uživatel A zpracuje a odešle dokument ke schválení. Dokument může být schválen uživateli B nebo C. Upozornění je odesláno oběma uživatelům v 7:00.

Uživatel A zpracuje dokument a odešle ho ke schválení. Dokument je přidělen ke schválení uživateli B. Uživatel B deleguje dokument na Uživatele C. Uživateli C je ihned odesláno upozornění a stává se schvalovatelem pro dokument.

Uživatel A zpracuje a odešle dokument ke schválení. Dokument může být schválen uživatelem B. Uživatel B deleguje dokument na Uživatele C. Notifikace je odeslána Uživateli C v 7:00.

Často kladené otázky

Proč jsem neobdržel notifikaci o dokumentu ke schválení?

Možné důvody:

• Nejste přiřazen jako schvalovatel dané účetní jednotky (pokud máte roli Schvalovatel účetní jednotky)
• Jste uživatel, který dokument odeslal ke schválení - odesílatel neobdrží notifikaci
• Je zvoleno nastavení "Pouze uživatel, který je delegován" a dokument vám nebyl delegován
• Je zvoleno nastavení "Nikdy" - notifikace jsou vypnuté
• Funkce Workflow schvalování není v systému aktivována

Kdy přesně jsou zasílány denní notifikace?

Denní souhrnné notifikace jsou zasílány každý den v 7:00. Email obdržíte pouze v případě, že existují dokumenty čekající na vaše schválení.

Mohu si změnit čas zasílání denních notifikací?

Ne, čas zasílání denních notifikací (7:00) je pevně nastaven v systému a nelze jej změnit.

Obdržím notifikaci i o dokumentech, které jsem sám delegoval?

Ne, pokud dokument delegujete na jiného uživatele, notifikaci obdrží delegovaný uživatel, nikoli vy.

Jak vypadá emailová notifikace?

Emailová notifikace obsahuje:

• Název dokumentu
• Dodavatele
• Celkovou částku a měnu
• Typ dokumentu
• Odkaz pro přímé otevření dokumentu v aplikaci Alice

Mohu vypnout notifikace pouze pro určitou účetní jednotku?

Ne, nastavení notifikací platí globálně pro celý systém. Můžete však změnit přiřazení uživatelů k účetním jednotkám v nastavení uživatelů.

Co se stane, když dokument deleguji na uživatele, který nemá roli Schvalovatel?

Dokument lze delegovat pouze na uživatele s rolí Schvalovatel nebo Schvalovatel účetní jednotky. Uživatelé bez této role se v seznamu delegace nezobrazí.

Obdržím notifikaci o vrácení dokumentu, který jsem neodesílal emailem?

Ne, notifikace o vrácení dokumentu jsou zasílány pouze v případě, že byl dokument do systému dodán prostřednictvím emailu. Pouze původní emailový odesílatel obdrží informaci o vrácení.