Přeskočit obsah

AbraGen

Postup napojení AbraGen

Kroky, které jsou potřeba k úspěšnému napojení na účetní systém AbraGen:

  • 1⃣ Připravte si číselníky

    Pro správnou funkci je nutné mít vytvořené číselníky pro zdrojovou řadu a období.

  • 2⃣ Připravte si účetní jednotky

    Je nutné mít vytvořenou účetní jednotku pro každý alias.

  • 3⃣ Vytvořte napojení na AbraGen

    Přidejte novou definici exportu typu AbraGen.

Podporované typy dokumentů

Alice podporuje export následujících typů dokumentů do AbraGen:

Typ dokumentu v Alice Agenda v AbraGen Popis
Přijatá faktura Přijaté faktury Faktury od dodavatelů
Vydaná faktura Vydané faktury Faktury zákazníkům
Přijatá zálohová faktura Přijaté zálohové faktury Zálohové faktury od dodavatelů
Přijatý dobropis Přijaté dobropisy Dobropisy k přijatým fakturám

Vytvoření integrace

V nastavení na kartě Integrace přidejte AbraGen.

Podrobný postup, jak vytvořit integraci pro účetní systémy, naleznete v části Integrace

  • Nová definice importu

    Create Abragen

  • Popis polí

    Název pole Popis pole
    Název Vlastní název exportu
    Typ AbraGen
    Účetní jednotka1 Účetní jednotka, do které budou dokumenty importovány
    Adresa Adresa serveru s AbraGen API včetně protokolu
    Port Číslo portu, na kterém je služba dostupná
    Alias Alias připojení
    Uživatelské jméno Uživatelské jméno do AbraGen
    Uživatelské heslo Uživatelské heslo do AbraGen

Připojení k AbraGen

Připojení k AbraGen využívá HTTP Basic Authentication. Výchozí alias připojení je data a výchozí uživatelské jméno je Supervisor. Tyto hodnoty upravte dle konfigurace ve Vaší instalaci AbraGen.

Synchronizace číselníků

Alice umožňuje jednosměrně (AbraGen -> Alice) synchronizovat hodnoty číselníků.

setup setup

Následující tabulka shrnuje číselníky, které lze synchronizovat z AbraGen:

Číselník Popis Úroveň Povinný Poznámka
Zdrojová řada Řada, do které se doklad zařadí Doklad Ano
Období Účetní období Doklad Ano
Typ výdaje Typ výdaje pro přijaté faktury Doklad i položka Ne Pouze pro přijaté faktury
Typ příjmu Typ příjmu pro vydané faktury Doklad i položka Ne Pouze pro vydané faktury
Středisko Organizační středisko Položka Ne
Obchodní případ Přiřazení k obchodnímu případu Položka Ne

Povinné číselníky

Číselníky Zdrojová řada a Období jsou povinné. Bez jejich nastavení nebude export do AbraGen fungovat.

Mapování polí dokumentu

Při exportu dokumentu do AbraGen se přenášejí hodnoty polí z Alice do odpovídajících polí v AbraGen.

Povinná pole

Pole Popis
Zdrojová řada Řada, do které se doklad v AbraGen zařadí
Období Účetní období v AbraGen

Volitelná pole

Pole Popis Poznámka
Typ výdaje / Typ příjmu Typ výdaje (přijaté faktury) nebo typ příjmu (vydané faktury) Lze nastavit i na úrovni položek faktury
Středisko Organizační středisko Nastavuje se na úrovni položek faktury
Obchodní případ Přiřazení k obchodnímu případu Nastavuje se na úrovni položek faktury
Předkontace Účetní předpis pro zaúčtování dokladu

Podporované sazby DPH

Při exportu do AbraGen se používají následující sazby DPH:

Sazba Popis
0 % Osvobozeno od DPH
12 % Snížená sazba
21 % Základní sazba

Práce s partnery

Při exportu dokladu do AbraGen Alice automaticky vyhledá nebo vytvoří obchodního partnera (dodavatele/odběratele) v adresáři AbraGen. Postup je následující:

  1. Vyhledání partnera podle IČO v adresáři AbraGen
  2. Pokud není nalezen, vyhledání podle DIČ
  3. Pokud partner neexistuje, automaticky se vytvoří nový záznam v adresáři včetně adresy a bankovních účtů
  4. Pokud IČO ani DIČ nejsou k dispozici, použije se výchozí firma

Automatické vytvoření partnera

Při vytváření nového partnera se do AbraGen přenesou: název firmy, IČO, DIČ, adresa, PSČ, město a bankovní účty (u přijatých faktur).

Položky faktury

Alice přenáší do AbraGen jednotlivé položky faktury včetně následujících údajů:

  • Název položky
  • Množství
  • Měrná jednotka
  • Cena za jednotku
  • Cena bez DPH
  • Cena s DPH
  • Sazba DPH

Na úrovni jednotlivých položek lze dále nastavit pole Středisko a Obchodní případ.

Dokumenty bez položek

Pokud dokument nemá položky nebo je export položek vypnutý, vytvoří se v AbraGen jedna souhrnná položka. Jako název této položky se použije poznámka dokumentu.

Podpora měn

Integrace s AbraGen podporuje práci s více měnami. Při exportu dokladu v cizí měně Alice:

  • Automaticky vyhledá odpovídající měnu v AbraGen
  • Přenese směnný kurz
  • Uvede ceny v domácí i cizí měně
  • Automaticky dopočítá lokální částky u cizích měn

Přílohy dokumentů

K dokladu v AbraGen se automaticky připojí originální dokument (např. PDF faktura) z Alice.

Omezení velikosti přílohy

Příloha je omezena velikostí přibližně 1 MB. Pokud je soubor příliš velký, příloha se k dokladu v AbraGen nepřipojí. Samotný export dokladu tím není ovlivněn.

Kontrola duplicit

U přijatých faktur Alice před exportem automaticky kontroluje, zda doklad se stejným číslem nebo variabilním symbolem již v AbraGen neexistuje. Pokud je nalezen duplicitní doklad, export se neprovede a budete na tuto skutečnost upozorněni.

Generování platebního příkazu

Generování platebního příkazu povolíte v nastavení integrace. Platební příkaz je vygenerován do agendy Žádosti o platební příkazy

setup

Podmínky pro vygenerování platebního příkazu

  1. Platba dokladu je převodem
  2. Dokument není uhrazen
  3. Částka k úhradě je vyšší než 0

Napojení na objednávky

U přijatých faktur lze automaticky napojit doklad na vydanou objednávku v AbraGen. Systém vyhledá odpovídající objednávku podle čísla objednávky uvedeného na faktuře.

Tuto funkci aktivujete v nastavení integrace.

Po úspěšném exportu

Po úspěšném exportu dokumentu do AbraGen:

  1. Alice obdrží evidenční číslo dokladu z AbraGen
  2. Dokument je spárován s dokladem v AbraGen
  3. V detailu dokumentu v Alice se zobrazí informace o exportu
  4. U přijatých faktur hrazených převodem se automaticky vygeneruje platební příkaz (pokud je funkce povolena v nastavení integrace)

Časté dotazy

Jaké číselníky je nutné nastavit před prvním exportem?

Před prvním exportem je nutné nastavit minimálně dva povinné číselníky: Zdrojová řada a Období. Doporučujeme využít funkci synchronizace číselníků, která tyto hodnoty automaticky načte z AbraGen.

Co se stane, když partner (dodavatel/odběratel) v AbraGen ještě neexistuje?

Alice partnera automaticky vytvoří v adresáři AbraGen. Přenesou se údaje jako název firmy, IČO, DIČ, adresa a bankovní účty. Pokud dokument nemá IČO ani DIČ, použije se výchozí firma.

Proč se k dokladu v AbraGen nepřipojila příloha?

Příloha je omezena velikostí přibližně 1 MB. Pokud je originální dokument větší, příloha se nepřipojí. Samotný export dokladu tím však není ovlivněn -- doklad se do AbraGen přenese bez přílohy.

Jak funguje kontrola duplicit?

U přijatých faktur Alice před exportem ověří, zda doklad se stejným číslem nebo variabilním symbolem již v AbraGen existuje. Pokud ano, export se neprovede a zobrazí se upozornění. Tím se zabrání duplicitnímu zaúčtování.

Lze nastavit středisko nebo obchodní případ na úrovni celého dokladu?

Středisko a obchodní případ se nastavují na úrovni jednotlivých položek faktury. Typ výdaje (u přijatých faktur) a typ příjmu (u vydaných faktur) lze nastavit jak na úrovni dokladu, tak na úrovni položek.

Podporuje integrace export v cizí měně?

Ano, Alice podporuje export dokladů v cizí měně. Při exportu se automaticky vyhledá odpovídající měna v AbraGen, přenese se směnný kurz a ceny se uvedou v domácí i cizí měně.

Jak funguje napojení na objednávky?

U přijatých faktur lze v nastavení integrace zapnout automatické napojení na vydané objednávky. Systém vyhledá objednávku v AbraGen podle čísla objednávky uvedeného na faktuře a propojí ji s importovaným dokladem.

  1. Dostupné pouze, pokud pracujete s účetními jednotkami. ↩