Schvalovací proces

Umožňuje uživatelům s rolí Schvalovatel a vyšší schvalovat dokumenty před exportem do Vašeho účetního systému.

Dokument je po uložení dat nutné schválit oprávněným uživatelem nebo automatickým pravidlem. Schvalovat dokumenty může pouze uživatel s oprávněním Schvalovatel účetní jednotky, Schvalovatel a Admin.

Schvalovací workflow přidá do systému několik dalších nastavení, procesů a kroků ke zpracování dokumentu.

Automatický export

Při zapnutém schvalovacím workflow je po schválení dokument automaticky odeslán do fronty k exportu a nebere ohled na nastavení spouštění exportu.

Obecné workflow zpracování dokumentu:

* Diagram předpokládá, že uživatel má nastavený export po uložení dokumentu.

Obecná podoba schvalovacího workflow:

Schvalovací obrazovka

Číslo	Popis
1	Definované kroky schvalovacího procesu
2	Souhrn informací o dokladu
3	Tlačítka akcí
4	Náhled dokumentu
5	Odkaz na detail dokumentu

Práce s dokumentem ve schvalovacím procesu

Po zapnutí budete mít možnost dokument po zpracování odeslat ke schválení:

Pokud je vyžadováno schválení dokumentu uživatelem, nikoli automatickým pravidlem, přesune se dokument do stavu Ke schválení a čekat na schválení pověřeným uživatelem.

Uživatelské role

Podívejte se na uživatelské role, které mohou schvalovat dokumenty: uživatelské role.

Schválení dokumentu

Dokument schválite tlačítkem Schválit. Stav dokumentu se změní na

Delegování dokumentu

Delegováním dokumentu předáte schvalování konkrétnímu uživateli. Tuto funkci využijete, pokud nejste kompetentní dokument schválit nebo potřebujete konzultaci s kolegou.

Postup delegování:

1. Klikněte na tlačítko Delegovat
2. Vyberte uživatele ze seznamu
3. Volitelně přidejte poznámku s důvodem delegování
4. Potvrďte delegování

Po delegování:

• Vybraný uživatel obdrží e-mailovou notifikaci
• Dokument se objeví v jeho seznamu Ke schválení
• Delegovaný uživatel může dokument schválit, zamítnout nebo dále delegovat

Kdo může delegovat

Delegovat dokumenty mohou uživatelé s oprávněním Schvalovatel a vyšší.

Zamítnutí dokumentu

Pokud dokument nesplňuje požadavky pro schválení, můžete jej zamítnout tlačítkem Zamítnout.

Při zamítnutí dokumentu:

1. Klikněte na tlačítko Zamítnout
2. Zadejte důvod zamítnutí do pole pro poznámku (doporučeno)
3. Potvrďte zamítnutí

Po zamítnutí:

• Dokument se přesune do stavu Zamítnuto
• Odesílatel dokumentu obdrží e-mailovou notifikaci s Vaší poznámkou
• Schvalovací workflow se zastaví

Zamítnutý dokument

Zamítnutý dokument nelze dále schvalovat ani exportovat. Pro opětovné zpracování je nutné workflow restartovat, což může provést pouze administrátor.

Zobrazení pouze těch dokumentů, které jsou určené ke schválení mnou

Dokumenty určené ke zpracování přímo Vám si můžete prohlédnout na kartě Ke schválení se zapnutým filtrem Pouze moje dokumenty ke schválení.

Co se stane po schválení?

Chování po schválení závisí na nastavení schvalovacího workflow:

Workflow s více kroky

Pokud je definováno více schvalovacích kroků, dokument se po schválení přesune k dalšímu schvalovateli v řadě. Každý krok workflow může mít přiřazené jiné schvalovatele.

Poslední krok workflow

Po schválení v posledním kroku workflow se dokument automaticky:

1. Přesune do stavu Připraveno k exportu
2. Odešle do fronty k exportu do účetního systému

Automatický export

Při zapnutém schvalovacím workflow se export spouští automaticky po posledním schválení, bez ohledu na nastavení ručního/automatického spouštění exportu.

E-mailové notifikace

Systém automaticky odesílá e-mailové notifikace v průběhu schvalovacího procesu:

Událost	Příjemce	Obsah
Nový dokument ke schválení	Schvalovatel aktuálního kroku	Odkaz na dokument, název dokumentu
Dokument delegován	Uživatel, na kterého bylo delegováno	Odkaz na dokument, poznámka od delegujícího
Dokument zamítnut	Odesílatel dokumentu	Důvod zamítnutí, odkaz na dokument

Nastavení notifikací

E-mailové notifikace lze spravovat v sekci Nastavení > Emailové notifikace.