Schvalovací proces

Co je schvalovací workflow?

Schvalovací workflow umožňuje řídit proces schvalování dokumentů před jejich exportem do účetního systému. Systém podporuje víceúrovňové schvalování s možností delegace, automatických notifikací a podmíněného spouštění na základě hodnot v dokumentu.

Schvalovat dokumenty mohou uživatelé s oprávněním:

Admin - plný přístup, může restartovat workflow
Schvalovatel - může schvalovat dokumenty z jakékoliv účetní jednotky
Schvalovatel účetní jednotky - může schvalovat pouze dokumenty ze svých účetních jednotek
Zpracovatel / Zpracovatel účetní jednotky - může dokumenty zpracovávat a odesílat ke schválení

Jak workflow funguje?

Spouštění workflow

Workflow může být spuštěno dvěma způsoby:

1. Automaticky po vytěžení

Dokument je po dokončení vytěžení automaticky odeslán do schvalovacího procesu. Systém vybere správné workflow podle nastavených pravidel.

2. Manuálně uživatelem

Uživatel musí po zpracování dokumentu ručně kliknout na tlačítko "Odeslat ke schválení".

Nastavení spouštění

Způsob spouštění workflow (automaticky/manuálně) se nastavuje globálně v sekci Nastavení pro celého tenanta.

Výběr správného workflow

Když je dokument odeslán ke schválení, systém vybere správné workflow podle těchto kritérií (všechny musí být splněny):

Typ dokumentu - musí odpovídat typu dokumentu ve workflow
Účetní jednotka - dokument musí patřit do jedné z nakonfigurovaných účetních jednotek (prázdný seznam = platí pro všechny)
Podmínky na hodnoty polí - všechny definované podmínky musí být splněny

Co když žádné workflow nevyhovuje?

Pokud pro dokument není nalezeno žádné vyhovující workflow, dokument se automaticky schválí a odešle na export.

Automatický export

Při zapnutém schvalovacím workflow je po schválení dokument automaticky odeslán do fronty k exportu a nebere ohled na nastavení spouštění exportu.

Průchod workflow

graph TD
    A[Dokument nahrán] --> B{Automatické<br/>spuštění?}
    B -->|Ano| C[Vytěžení]
    B -->|Ne| D[Čeká na manuální odeslání]
    C --> E{Vyhovuje nějaké<br/>workflow?}
    D --> E
    E -->|Ano| F[Začátek workflow - Krok 1]
    E -->|Ne| G[Automatické schválení]
    G --> H[Připraveno k exportu]
    F --> I{Schváleno?}
    I -->|Ano| J{Další krok<br/>existuje?}
    I -->|Ne - Zamítnuto| K[Stav: Zamítnuto]
    J -->|Ano| L[Další krok]
    J -->|Ne - poslední krok| H
    L --> I

Stavy dokumentu během workflow:

Workflow - čeká na schválení - dokument je ve schvalovacím procesu
Zamítnuto - dokument byl zamítnut schvalovatelem
Připraveno k exportu - dokument byl schválen a je připraven k exportu

Obecné workflow zpracování dokumentu:

basic-workflow * Diagram předpokládá, že uživatel má nastavený export po uložení dokumentu.

Obecná podoba schvalovacího workflow:

approval-workflow

Konfigurace workflow

Nastavení workflow

Každé workflow má následující nastavení:

Pole	Popis
Název	Název workflow pro identifikaci
Typ dokumentu	Pro který typ dokumentu se workflow použije (česká faktura, slovenská faktura, účtenka, objednávka atd.)
Účetní jednotky	Seznam účetních jednotek, pro které workflow platí. Pokud je seznam prázdný, workflow platí pro všechny účetní jednotky.
Podmínky	Pravidla pro automatické spuštění workflow na základě hodnot polí v dokumentu (viz níže)
Kroky	Seznam kroků schvalování. Každý krok má název a seznam schvalovatelů (uživatelů).

Podmíněné spouštění workflow

Workflow můžete spustit pouze pro dokumenty, které splňují určité podmínky. Například:

Faktury nad 10 000 Kč musí projít dvoustupňovým schvalováním
Faktury od konkrétního dodavatele musí schválit vedoucí oddělení
Účtenky nad 5 000 Kč musí projít kontrolou

Podporované operátory:

Rovná se (=)
Nerovná se (≠)
Menší než (<)
Menší nebo rovno (≤)
Větší než (>)
Větší nebo rovno (≥)

Logické spojení podmínek

Všechny podmínky musí být splněny současně (logický AND). Pokud dokument nesplňuje všechny podmínky, workflow se nespustí.

Příklad konfigurace:

Workflow: "Faktury nad 10 000 Kč"
Typ dokumentu: Česká faktura
Účetní jednotky: [prázdné - všechny]
Podmínky:
  - Celková částka >= 10000
Kroky:
  1. Vedoucí oddělení (Jan Novák)
  2. Ekonom (Jana Dvořáková)

Globální nastavení workflow

V sekci Nastavení můžete nakonfigurovat chování schvalovacího workflow pro celého tenanta:

Spouštění workflow:

Automaticky po vytěžení - workflow se spustí okamžitě po dokončení vytěžení
Manuálně uživatelem - uživatel musí ručně odeslat dokument ke schválení

Přístup schvalovatelů k dokumentům:

Všechny dokumenty ve workflow - schvalovatel vidí všechny dokumenty ve schvalovacím procesu
Pouze dokumenty v mém aktuálním kroku - schvalovatel vidí pouze dokumenty, které jsou právě v kroku, kde je přiřazen

Frekvence emailových notifikací:

Nikdy - notifikace vypnuty
Denně - denní souhrnná notifikace o všech čekajících dokumentech
Při každém přiřazení - okamžitá notifikace při přiřazení dokumentu ke schválení

Příjemce notifikací:

Všichni schvalovatelé aktuálního kroku - email obdrží všichni přiřazení schvalovatelé
Pouze delegovaný uživatel - email obdrží pouze uživatel, na kterého bylo schvalování delegováno

Schvalovací obrazovka

approval-screen

Číslo	Popis
1	Definované kroky schvalovacího procesu (zelená = dokončeno, žlutá = aktuální, šedá = čeká)
2	Souhrn informací o dokladu
3	Tlačítka akcí
4	Náhled dokumentu
5	Odkaz na detail dokumentu

Práce s dokumentem ve schvalovacím procesu

Po zapnutí budete mít možnost dokument po zpracování odeslat ke schválení:

Pokud je vyžadováno schválení dokumentu uživatelem, nikoli automatickým pravidlem, přesune se dokument do stavu Ke schválení a čekat na schválení pověřeným uživatelem.

Uživatelské role

Podívejte se na uživatelské role, které mohou schvalovat dokumenty: uživatelské role.

Schválení dokumentu

Dokument schválíte tlačítkem Schválit. Stav dokumentu se změní na ready-to-export

Delegování dokumentu

Delegováním dokumentu předáte schvalování konkrétnímu uživateli. Tuto funkci využijete, pokud nejste kompetentní dokument schválit nebo potřebujete konzultaci s kolegou.

Postup delegování:

Klikněte na tlačítko Delegovat
Vyberte uživatele ze seznamu
Volitelně přidejte poznámku s důvodem delegování
Potvrďte delegování

Po delegování:

Vybraný uživatel obdrží e-mailovou notifikaci
Dokument se objeví v jeho seznamu Ke schválení
Delegovaný uživatel může dokument schválit, zamítnout nebo dále delegovat

Kdo může delegovat

Delegovat dokumenty mohou uživatelé s oprávněním Schvalovatel a vyšší.

Zamítnutí dokumentu

Pokud dokument nesplňuje požadavky pro schválení, můžete jej zamítnout tlačítkem Zamítnout.

Při zamítnutí dokumentu:

Klikněte na tlačítko Zamítnout
Zadejte důvod zamítnutí do pole pro poznámku (doporučeno)
Potvrďte zamítnutí

Po zamítnutí:

Dokument se přesune do stavu Zamítnuto
Odesílatel dokumentu obdrží e-mailovou notifikaci s Vaší poznámkou
Schvalovací workflow se zastaví

Zamítnutý dokument

Zamítnutý dokument nelze dále schvalovat ani exportovat. Pro opětovné zpracování je nutné workflow restartovat, což může provést pouze administrátor.

Zobrazení pouze těch dokumentů, které jsou určené ke schválení mnou

Dokumenty určené ke zpracování přímo Vám si můžete prohlédnout na kartě Ke schválení se zapnutým filtrem Pouze moje dokumenty ke schválení.

Co se stane po schválení?

Průchod kroky workflow:

graph LR
    A[Krok 1:<br/>Vedoucí] -->|Schváleno| B[Krok 2:<br/>Ekonom]
    B -->|Schváleno| C[Krok 3:<br/>CEO]
    C -->|Schváleno| D[Připraveno<br/>k exportu]
    A -->|Zamítnuto| E[Stav:<br/>Zamítnuto]
    B -->|Zamítnuto| E
    C -->|Zamítnuto| E

Chování po schválení závisí na nastavení schvalovacího workflow:

Workflow s více kroky

Pokud je definováno více schvalovacích kroků, dokument se po schválení přesune k dalšímu schvalovateli v řadě. Každý krok workflow může mít přiřazené jiné schvalovatele.

Po schválení v kroku:

Uživatel, který schválil, se přidá do seznamu schvalovatelů dokumentu
Systém zkontroluje, zda existuje další krok
Pokud ano, dokument se přesune do dalšího kroku a jeho schvalovatelé obdrží notifikaci
Pokud ne (poslední krok), dokument se automaticky odešle na export

Poslední krok workflow

Po schválení v posledním kroku workflow se dokument automaticky:

Přesune do stavu Připraveno k exportu
Odešle do fronty k exportu do účetního systému

Automatický export

Při zapnutém schvalovacím workflow se export spouští automaticky po posledním schválení, bez ohledu na nastavení ručního/automatického spouštění exportu.

Validace před exportem

Před schválením posledního kroku systém automaticky zkontroluje, zda jsou vyplněna všechna povinná pole. Pokud ne, schválení nebude možné a uživatel bude upozorněn na chybějící údaje.

E-mailové notifikace

Systém automaticky odesílá e-mailové notifikace v průběhu schvalovacího procesu:

Událost	Příjemce	Obsah
Nový dokument ke schválení	Schvalovatel aktuálního kroku	Odkaz na dokument, název dokumentu
Dokument delegován	Uživatel, na kterého bylo delegováno	Odkaz na dokument, poznámka od delegujícího
Dokument zamítnut	Odesílatel dokumentu	Důvod zamítnutí, odkaz na dokument

Nastavení notifikací

E-mailové notifikace lze spravovat v sekci Nastavení > Emailové notifikace.

Obsah emailové notifikace:

E-mail obsahuje:

Název souboru dokumentu
Poznámka z posledního schválení (pokud byla zadána)
Přímý odkaz na detail dokumentu v aplikaci
Seznam dokumentů čekajících na schválení (u denních souhrnů)

Historie schvalování

Systém automaticky ukládá kompletní historii všech akcí provedených během schvalovacího procesu.

Co se zaznamenává:

Kdo provedl akci (schválení, zamítnutí, delegace)
Datum a čas akce
Poznámka přidaná uživatelem
Na koho bylo delegováno (u delegace)
Snapshot hodnot polí dokumentu v době schválení

Historii schvalování najdete na detailu dokumentu. Historie slouží k auditním účelům a transparentnosti celého procesu.

Vizualizace kroků workflow

Na schvalovací obrazovce vidíte všechny kroky definovaného workflow s barevným označením stavu:

Barva	Stav	Popis
Zelená	Dokončeno	Krok byl úspěšně schválen
Žlutá	Aktuální	Dokument je právě v tomto kroku a čeká na schválení
Šedá	Čeká	Krok ještě nebyl zahájen

graph LR
    A[1. Vedoucí<br/>✓ Dokončeno] --> B[2. Ekonom<br/>→ Aktuální]
    B --> C[3. CEO<br/>○ Čeká]

    style A fill:#90EE90
    style B fill:#FFD700
    style C fill:#D3D3D3

Restartování workflow

Administrátor může restartovat workflow u dokumentu, který byl například zamítnut nebo se dostal do nekonzistentního stavu.

Co se stane při restartování:

Smaže se aktuální průběh workflow včetně historie
Workflow se spustí znovu od prvního kroku
Dokument se vrátí do stavu "Workflow - čeká na schválení"

Pouze pro administrátory

Restartovat workflow může pouze uživatel s rolí Admin. Tato akce je nevratná.

Praktické příklady

Příklad 1: Dvoustupňové schvalování faktur nad 10 000 Kč

Nastavení workflow:

Název: "Faktury nad 10 000 Kč"
Typ dokumentu: Česká faktura
Účetní jednotky: [prázdné]
Podmínky:
- Celková částka >= 10000
Kroky:
1. Vedoucí oddělení (Jan Novák)
2. Ekonom (Jana Dvořáková)

Průběh:

Uživatel nahraje fakturu na 15 000 Kč
Po vytěžení se automaticky spustí workflow "Faktury nad 10 000 Kč"
Jan Novák obdrží email a schválí fakturu s poznámkou "Objednávka schválena"
Jana Dvořáková obdrží email s poznámkou od Jana
Jana schválí fakturu a dokument se automaticky odešle na export

Příklad 2: Schvalování podle dodavatele

Nastavení workflow:

Název: "Faktury od ABC s.r.o."
Typ dokumentu: Česká faktura
Účetní jednotky: [prázdné]
Podmínky:
- Název dodavatele = "ABC s.r.o."
Kroky:
1. Projektový manažer (Petr Svoboda)

Průběh:

Přijde faktura od dodavatele "ABC s.r.o."
Workflow se automaticky spustí
Petr Svoboda obdrží email a zkontroluje fakturu
Po schválení se faktura automaticky odešle na export

Příklad 3: Třístupňové schvalování velkých faktur

Nastavení workflow:

Název: "Faktury nad 50 000 Kč"
Typ dokumentu: Česká faktura
Účetní jednotky: Hlavní účetní jednotka, Pobočka Praha
Podmínky:
- Celková částka >= 50000
Kroky:
1. Vedoucí oddělení (Jan Novák)
2. Ekonom (Jana Dvořáková)
3. Generální ředitel (Martin Černý)

Průběh:

Uživatel nahraje fakturu na 75 000 Kč z účetní jednotky "Hlavní účetní jednotka"
Workflow se spustí, protože dokument splňuje typ, účetní jednotku i podmínku částky
Dokument prochází třemi schvalovacími kroky postupně
Po schválení v posledním kroku se automaticky odešle na export

Časté dotazy (FAQ)

Co se stane, když schvalovatel není dostupný?

Schvalovatel může dokument delegovat na jiného uživatele pomocí tlačítka "Delegovat". Delegovaný uživatel pak dokument schválí nebo zamítne místo něj.

Může dokument schválit více lidí v jednom kroku?

Ano, v jednom kroku může být přiřazeno více schvalovatelů. Dokument může schválit kterýkoliv z nich. Po schválení se dokument posune do dalšího kroku.

Co když žádné workflow nevyhovuje mému dokumentu?

Pokud pro dokument není nalezeno žádné vyhovující workflow, dokument se automaticky schválí a odešle na export bez nutnosti manuálního schvalování.

Může schvalovatel upravovat údaje v dokumentu?

Ano, uživatelé s oprávněním Schvalovatel nebo Admin mohou upravovat údaje v dokumentu během schvalovacího procesu. Po uložení změn je dokument připraven k schválení.

Co se stane s delegovaným dokumentem po schválení?

Po schválení delegovaného dokumentu se dokument přesune do dalšího kroku workflow (nebo na export, pokud byl schválen poslední krok). Původní schvalovatel je informován o schválení.

Mohu mít různá workflow pro různé účetní jednotky?

Ano, při konfiguraci workflow můžete vybrat konkrétní účetní jednotky, pro které workflow platí. Můžete tak mít například jednodušší workflow pro faktury z malých poboček a složitější pro faktury z hlavní účetní jednotky.

Jak poznám, že dokument čeká na mé schválení?

Obdržíte emailovou notifikaci (pokud jsou zapnuté) a dokument se zobrazí na kartě "Ke schválení" v aplikaci. Můžete zapnout filtr "Pouze moje dokumenty ke schválení" pro zobrazení pouze dokumentů určených přímo Vám.

Co se stane, když zamítnu dokument?

Dokument se přesune do stavu "Zamítnuto" a workflow se zastaví. Zamítnutý dokument nelze dále schvalovat ani exportovat. Pro opětovné zpracování je nutné workflow restartovat, což může provést pouze administrátor.

Jak mohu nastavit workflow pro všechny typy dokumentů?

Pro každý typ dokumentu (česká faktura, slovenská faktura, účtenka atd.) musíte vytvořit samostatné workflow. Nelze vytvořit univerzální workflow pro všechny typy dokumentů.

Může uživatel obejít schvalovací workflow?

Ne, pokud je pro dokument nalezeno vyhovující workflow, musí jím projít. Pouze administrátor může workflow restartovat nebo dokument ručně posunout na export.

Jak dlouho se uchovává historie schvalování?

Historie schvalování se uchovává po celou dobu životnosti dokumentu v systému. Je dostupná na detailu dokumentu a slouží k auditním účelům.