Archiv dokumentů
Archivace dokumentů
Funkce archivace umožňuje automaticky uzamknout dokumenty po jejich úspěšném exportu. Archivované dokumenty jsou chráněny před nechtěnými změnami a slouží jako neměnný záznam pro účetní a auditní účely.
Archivovaný dokument
Zapnutí funkce archivu
Archivaci dokumentů zapnete v nastavení:
- Přejděte do Nastavení > Obecné
- V sekci Archiv dokumentů zaškrtněte možnost zapnutí
- Uložte změny
Volitelná funkce
Archivace je volitelná funkce. Pokud ji nepotřebujete, nemusíte ji zapínat. Dokumenty budou po exportu ve stavu Exportovaný a zůstanou editovatelné.
Kdy se dokument archivuje
Dokument je automaticky archivován ihned po úspěšném exportu, pokud je funkce archivu zapnutá.
Podmínky pro archivaci:
| Podmínka | Požadavek |
|---|---|
| Funkce archivu | Musí být zapnutá v nastavení |
| Export dokumentu | Musí proběhnout úspěšně |
| Stav před archivací | Dokument musí být ve stavu Exportovaný |
Export dokumentu
↓
Úspěšný export
↓
Automatická archivace
↓
Stav: Archivovaný
Práce s archivovanými dokumenty
Po archivaci je dokument uzamčen pro běžné uživatele. Můžete jej pouze prohlížet a stahovat.
Co můžete dělat:
- Prohlížet detail dokumentu
- Stáhnout původní soubor
- Zobrazit historii dokumentu
- Filtrovat archivované dokumenty v seznamu
Co nelze dělat:
- Upravovat pole dokumentu
- Měnit stav dokumentu
- Smazat dokument
- Znovu exportovat
Archivace je nevratná
Archivovaný dokument nelze vrátit do předchozího stavu. Před zapnutím funkce archivu se ujistěte, že rozumíte jejím důsledkům.
Oprávnění pro archivované dokumenty
| Role | Prohlížení | Editace | Smazání |
|---|---|---|---|
| Uživatel | ✓ | ✗ | ✗ |
| Schvalovatel | ✓ | ✗ | ✗ |
| Účetní | ✓ | ✗ | ✗ |
| Admin | ✓ | ✓ | ✓ |
Role Admin
Pouze uživatel s rolí Admin může upravovat nebo mazat archivované dokumenty. Toto nastavení nelze změnit a zajišťuje integritu archivovaných dat.
Filtrování archivovaných dokumentů
V seznamu dokumentů můžete filtrovat podle stavu Archivovaný:
- Otevřete seznam dokumentů
- V filtru stavů vyberte Archivovaný
- Zobrazí se pouze archivované dokumenty
Časté otázky
Mohu zrušit archivaci dokumentu?
Ne, archivace je nevratná operace. Pokud potřebujete dokument upravit, musí to provést uživatel s rolí Admin.
Co když potřebuji znovu exportovat archivovaný dokument?
Archivovaný dokument nelze znovu exportovat. Pokud je to nutné, kontaktujte administrátora, který může dokument upravit.
Jsou archivované dokumenty započítány do limitu úložiště?
Ano, archivované dokumenty zabírají místo stejně jako ostatní dokumenty.
Jak poznám, že je dokument archivovaný?
Archivovaný dokument má v seznamu ikonu a v detailu je zobrazen jako pouze pro čtení.