Přeskočit obsah

Nahrávání dokumentů

Nahrávání dokumentů

Dokumenty můžete do Alice nahrát několika způsoby. Všechny nahrané dokumenty procházejí automatickým zpracováním (extrakcí dat).

Podporované formáty souborů

Alice podporuje následující formáty souborů:

Kategorie Formáty
Dokumenty PDF, DOC, DOCX, ODT, TXT, XML
Tabulky XLS, XLSX
Obrázky PNG, JPG, JPEG, BMP, TIF, TIFF
Fakturační formáty ISDOC, ISDOCX

Doporučený formát

Pro nejlepší výsledky extrakce doporučujeme nahrávat dokumenty ve formátu PDF nebo jako obrázky (PNG, JPG).

Limity

Parametr Hodnota
Maximální velikost souboru 100 MB
Maximální počet souborů najednou 100

Způsoby nahrávání

Přes webové rozhraní

Nejjednodušší způsob nahrání dokumentů je přes webové rozhraní Alice.

Postup:

  1. Přejděte do sekce Dokumenty
  2. Klikněte na tlačítko Nahrát nebo přetáhněte soubory do vyznačené oblasti
  3. Vyberte typ dokumentu (volitelné)
  4. Vyberte účetní jednotku (volitelné)
  5. Počkejte na dokončení nahrávání a extrakce

Možnosti:

  • Drag & Drop - přetáhněte soubory z počítače přímo do prohlížeče
  • Výběr souborů - klikněte na oblast pro nahrávání a vyberte soubory
  • Hromadné nahrávání - můžete nahrát až 100 souborů najednou

Průběh zpracování

Po nahrání se dokument automaticky zpracuje. Průběh můžete sledovat v seznamu dokumentů, kde se zobrazí stav Vytěžován.

Přes email

Alice může automaticky zpracovávat dokumenty z e-mailových příloh. Tato funkce vyžaduje nastavení e-mailového agenta.

Jak to funguje:

  1. Nastavíte e-mailovou schránku pro import (viz Nastavení > Import > E-mail)
  2. Odesíláte faktury jako přílohy na tuto schránku
  3. Agent automaticky stahuje přílohy a nahrává je do Alice
  4. Zpracované e-maily jsou přesunuty do složky "Zpracované"

Podporované e-mailové služby:

Dedikovaná schránka

Doporučujeme pro import používat dedikovanou e-mailovou schránku, nikoliv osobní.

Přes cloud úložiště

Alice podporuje automatický import z cloudových úložišť:

Služba Dokumentace
SharePoint Nastavení SharePoint
Google Drive Nastavení Google Drive
WebDAV Nastavení WebDAV

Princip fungování:

  1. Nakonfigurujete připojení k úložišti
  2. Dokumenty nahráváte do složky "Přijaté" (nebo obdobné)
  3. Agent automaticky stahuje nové soubory
  4. Zpracované soubory jsou přesunuty do složky "Zpracované"

Přes API

Pro automatizaci a integraci s jinými systémy můžete využít REST API.

Kompletní dokumentace API je dostupná na api-docs.redque.com.

Co se děje po nahrání

Po nahrání dokumentu probíhá automatické zpracování v těchto krocích:

Nahrání
   ↓
Extrakce
   ↓
Validace
   ↓
Dokument připraven ke zpracování

Stavy během zpracování:

Stav Popis
Vytěžován Probíhá extrakce dat z dokumentu
Nový Extrakce dokončena, dokument čeká na kontrolu
Chyba Při zpracování nastala chyba

Více informací o stavech najdete v Stavy dokumentů.

Řešení problémů

Dokument nelze nahrát

Možné příčiny:

  • Nepodporovaný formát souboru
  • Soubor je větší než 100 MB
  • Soubor je poškozený

Řešení: Zkontrolujte formát a velikost souboru. Zkuste soubor převést do PDF.

Extrakce selhala

Možné příčiny:

  • Dokument je naskenovaný v nízké kvalitě
  • Dokument obsahuje pouze obrázky bez textu
  • Neobvyklé rozložení dokumentu

Řešení: Zkuste nahrát dokument v lepší kvalitě nebo ve formátu PDF s textovou vrstvou.

E-mailový agent nefunguje

Možné příčiny:

  • Nesprávné přihlašovací údaje
  • Blokování firewallem
  • Vypršela autorizace (OAuth)

Řešení: Zkontrolujte nastavení v Import > E-mail.