Validace dokumentů
Validace dokumentů
Validace je automatický proces, který kontroluje správnost údajů na dokumentu. Systém ověřuje povinná pole, formáty, výpočty a další pravidla dle české legislativy.
Dokument s validační chybou
Kdy se validace spouští
Validace se spouští automaticky při těchto událostech:
| Událost | Popis |
|---|---|
| Dokončení extrakce | Po vytěžení údajů z dokumentu |
| Uložení dokumentu | Po kliknutí na tlačítko Uložit |
| Ruční spuštění | Po znovuvytěžení dokumentu |
Asynchronní zpracování
Některé validace (ARES, duplicity) probíhají na pozadí a mohou se dokončit až po uložení dokumentu.
Typy validací
Rychlé validace
Spouští se okamžitě při uložení dokumentu:
| Validace | Pravidlo | Popis |
|---|---|---|
| Povinná pole | CZ-INV-001, CZ-INV-004, CZ-INV-005 | Číslo faktury, datum vystavení, celková částka, IČO/DIČ dodavatele |
| Délka polí | CZ-SYM-001, CZ-SYM-002 | Variabilní symbol max 20 znaků, konstantní symbol max 4 číslice |
| Číslo účtu | CZ-BANK-001, CZ-BANK-002 | Formát českého bankovního účtu a kontrolní součet (modulo 11) |
| Datum vystavení | CZ-INV-002, CZ-INV-003 | Datum nesmí být v budoucnosti, splatnost >= datum vystavení |
| Výpočet součtů | CZ-CALC-001 až CZ-CALC-005 | Kontrola DPH a celkových částek |
| Účetní jednotka | ALL-AU-001 | Kontrola shody IČO/DIČ účetní jednotky s dodavatelem/odběratelem na faktuře |
Validace na pozadí
Spouští se asynchronně po uložení:
| Validace | Pravidlo | Popis |
|---|---|---|
| ARES | ALL-ARES-001, CZ-BANK-003 | Ověření firmy v registru ARES, kontrola bankovního účtu |
| Duplicity | ALL-DUP-001 | Detekce duplicitních faktur (číslo faktury + IČO/DIČ dodavatele) |
Zobrazení validačních chyb
Validační chyby se zobrazují na několika místech:
V seznamu dokumentů:
- Ikona u dokumentu s chybami
V detailu dokumentu:
- Ikona u pole s chybou
- Tooltip s popisem chyby při najetí myší
- Seznam všech chyb v záhlaví dokumentu
Informace v chybové hlášce:
| Údaj | Popis |
|---|---|
| Název pole | Které pole obsahuje chybu |
| Popis chyby | Co je špatně |
| Odkaz na legislativu | Zákonné ustanovení (pokud je relevantní) |
Co se stane při validační chybě
Uložení dokumentu
Dokument lze vždy uložit, i když obsahuje validační chyby. Chyby se uloží spolu s dokumentem a zobrazí se uživateli.
Export dokumentu
Chování při exportu závisí na nastavení automatického exportu:
| Nastavení exportu | Chování při chybě |
|---|---|
| Ruční export | Uživatel může exportovat i s chybami |
| Export po uložení | Export proběhne bez ohledu na chyby |
| Export po schválení | Export proběhne bez ohledu na chyby |
| Export po validaci | Export proběhne pouze bez chyb |
Export po validaci
Pokud máte nastavený export po validaci a dokument obsahuje chyby, nebude automaticky exportován. Musíte chyby opravit nebo dokument exportovat ručně.
Závažnost validačních chyb
Validační pravidla mají různou závažnost:
| Závažnost | Ikona | Popis |
|---|---|---|
| Chyba (Error) | |
Závažný problém, dokument nemusí být přijat účetním systémem |
| Varování (Warning) | |
Možný problém, doporučujeme zkontrolovat |
| Informace (Info) | — | Doplňující informace |
Ruční spuštění validace
Validaci můžete spustit ručně pomocí znovuvytěžení dokumentu:
- Otevřete detail dokumentu
- V menu zvolte Znovu vytěžit
- Počkejte na dokončení extrakce a validace
Přehled validačních pravidel
Pravidla pro českou fakturu
| ID pravidla | Název | Závažnost |
|---|---|---|
| CZ-INV-001 | Povinné číslo faktury | Chyba |
| CZ-INV-002 | Datum vystavení nesmí být v budoucnosti | Varování |
| CZ-INV-003 | Datum splatnosti musí být >= datum vystavení | Varování |
| CZ-INV-004 | Povinné datum vystavení | Chyba |
| CZ-INV-005 | Povinná celková částka | Chyba |
| CZ-SYM-001 | Variabilní symbol max 20 znaků | Chyba |
| CZ-SYM-002 | Konstantní symbol max 4 číslice | Chyba |
| CZ-BANK-001 | Neplatný formát čísla účtu | Varování |
| CZ-BANK-002 | Neplatný kontrolní součet čísla účtu | Varování |
| CZ-BANK-003 | Číslo účtu neodpovídá údajům v ARES | Varování |
| CZ-CALC-001 | Nesouhlasí výpočet DPH | Varování |
| CZ-CALC-002 | Nesouhlasí celková částka | Varování |
| CZ-CALC-005 | Nesouhlasí cena položky | Varování |
| ALL-ARES-001 | Dodavatel nenalezen v ARES | Varování |
| ALL-DUP-001 | Duplicitní faktura | Varování |
| ALL-AU-001 | IČO/DIČ účetní jednotky neodpovídá dodavateli/odběrateli | Varování |
Automatické dopočítávání
Alice automaticky dopočítává chybějící hodnoty v položkách faktury (cena, DPH, množství) před validací. Více informací viz Dopočítávání a návrh polí.
Časté otázky
Mohu exportovat dokument s validačními chybami?
Ano, pokud máte nastavený ruční export nebo export po uložení/schválení. Pouze při nastavení "Export po validaci" je export blokován chybami.
Jak opravím validační chybu?
Klikněte na pole s chybou, opravte hodnotu a uložte dokument. Validace se automaticky spustí znovu.
Proč se mi zobrazuje varování o duplicitě?
Systém detekoval jinou fakturu se stejným číslem a IČO/DIČ dodavatele. Zkontrolujte, zda nejde o stejný dokument nahraný dvakrát.
Co znamená chyba ARES?
Systém nemohl ověřit dodavatele v registru ARES. Zkontrolujte správnost IČO nebo DIČ dodavatele.
Co znamená varování o neshodě účetní jednotky?
Systém zjistil, že IČO nebo DIČ vaší účetní jednotky odpovídá dodavateli (u přijaté faktury) nebo odběrateli (u vydané faktury). To může znamenat, že je dokument špatně klasifikován. Více informací viz Účetní jednotky.