Přeskočit obsah

Stavy dokumentů

Během životního cyklu dokumentu se jeho stav může měnit. Pro úplné porozumnění si prosím přečtěte následující tabulku, která jednotlivé stavy, kterých může dokument nabývat, popisuje.

Název Popis Ikona Konečný stav
Veškeré dokumenty:
Vytěžován Dokument se právě zpracovává (extrakce dat) extracting
Nový Po úspěšném vytěžení dokumentu new
Vrácený Při vrácení dokumentu
*platí pouze při nahrání dokumentu e-mailovým agentem		 new ✓
Pozastavený Pozastavené zpracování dokumentu uživatelem new
Zpracovaný Dokument byl zkontrolován/schválen uživatelem nebo byly na dokumentu provedeny uživatelem změny. Dokument mohl být také zpracován automaticky processed
K exportu Dokument připravený k exportování do externího system. Export zatím neproběhl ready-to-export
Exportovaný Dokument byl úspěšně exportován exported ✓
Archivovaný Dokument byl úspěšně exportován a zároveň je zapnutá funkce archivu. archive ✓ 2 3
Chyba Na dokumentu nastala chyba, v důsledku čehož nemůže být dále automaticky zpracován error ✓1
Pouze při zapnutém schvalovacím procesu:
Čeká na schválení Dokument je zpracován a čeká na schválení/zamítnutí schvalovatelem nebo bude schválen/zamítnut automaticky dle nastavených pravidel viz Automatické schvalování pending-approval
Zamítnutý Dokument byl zamítnut schvalovatelem nebo automaticky rejected ✓

Chybový stav dokumentu

Chyba nemusí být nutně konečným stavem dokumentu. V případě, kdy je dokument automaticky exportován, ale v důsledku např. chybějícího povinného pole nemůže být export úspěšně dokončen, se dokument se přesune do stavu chyba. Po opravení může být úspěšně exportován.

Chyba jako konečný stav

Chyba je konečným stavem dokumentu v případě, že: - dokument nelze vytěžit - jedná se o nepodporovaný dokument.

Takový dokument nelze dále zpracovat.

Filtrování dokumentů podle stavu

doc-list-filter

Přechody mezi stavy

Následující diagram znázorňuje typický průběh zpracování dokumentu:

Nahrání dokumentu
       ↓
   Vytěžován
       ↓
     Nový
       ↓
   Zpracovaný ←───────┐
       ↓              │
   K exportu          │ (oprava chyb)
       ↓              │
   Exportovaný        │
       ↓              │
   Archivovaný    Chyba

Při zapnutém schvalovacím workflow:

   Zpracovaný
       ↓
Čeká na schválení
       ↓
   ┌───┴───┐
   ↓       ↓
Schváleno  Zamítnutý
   ↓
K exportu

Automatické změny stavu

Systém automaticky mění stav dokumentu v těchto situacích:

Situace Nový stav
Dokument nahrán a začíná extrakce Vytěžován
Extrakce úspěšně dokončena Nový
Uživatel uloží změny na dokumentu Zpracovaný
Dokument odeslán ke schválení Čeká na schválení
Všechny kroky workflow schváleny K exportu
Export do účetního systému úspěšný Exportovaný
Export selhal Chyba
Extrakce selhala Chyba

Ruční změna stavu

V některých případech můžete ručně změnit stav dokumentu. Tato možnost je dostupná v menu dokumentu.

Dostupné cílové stavy pro ruční změnu:

  • Nový - vrátí dokument do stavu po vytěžení
  • Pozastavený - pozastaví zpracování dokumentu
  • Zpracovaný - označí dokument jako zpracovaný
  • Exportovaný - označí dokument jako exportovaný (bez skutečného exportu)

Ruční změna stavu

Ruční změna stavu neovlivní data v účetním systému. Pokud označíte dokument jako exportovaný bez skutečného exportu, data nebudou v účetním systému.

  1. V některých případech nemusí být chyba konečný stav. ↩

  2. Vyžaduje zapnutou funkci archiv dokumentů. ↩

  3. Dokument je archivován a mimo role Admin s ním nemůže již nikdo manipulovat. ↩